「表全体の合計を出すだけなら簡単だけど、『特定の担当者だけ』『特定の月だけ』の数字をパッと出すにはどうすればいいの？」 そんな疑問を持ったことはありませんか？
Googleスプレッドシートの真骨頂は、膨大なデータの中から「欲しい条件に合うものだけを自動で計算してくれる」ところにあります。
この記事では、基本中の基本であるSUM関数から、実務のスピードを劇的に上げるSUMIFS（サムイフエス）関数、そして見積書作成に欠かせない四捨五入（ROUND）までを一挙に解説します。これらを使いこなせば、これまで数時間かかっていた集計作業が、わずか数秒で終わるようになりますよ！
COUNTIF関数
基本的な使い方
構文＝COUNTIF(範囲, 条件)
範囲内で条件に一致する要素の個数を返します。
選択した範囲内で、条件に合う要素の数を数えます。実際にどのように使うかは以下で詳しくご説明させて頂きます。
実際の使い方
2022年度の祝日を書いた表から、月曜日が何日あるか、「COUNTIF関数」を使って数えます。
COUNTIF関数：=COUNTIF(E2:E17,G3)
E2からE17の範囲の中で、G３に該当するセルの数を表します。
月曜日の数が「5」と表示されました。
先程は「条件」を「G3」とセルを指定しましたが、「“火曜日”」のように文字列を指定してもカウントすることが出来ます。
COUNTIF関数：=COUNTIF(E2:E17,”火曜日”)
応用編
先程は「条件」を特定のセルや文字列で指定しましたが、もう少し具体的に指定することも可能です。2021年度、300000円以上の売り上げがあった月の数を計算します。
=COUNTIF(D2:D13,”>=300000″)
「条件」の部分が、「>=300000」となっています。
月の数が「4」と表示されました。
応用編
住所録から「東京都」と「埼玉」のテキストがあるセルを数えます。
=COUNTIF(C3:C16,”東京*”)+COUNTIF(C3:C16,”埼玉*”)
COUNTIF関数を「＋」で繋いで、どちらの条件も満たすものだけを数えます。
東京と埼玉の後に「*（アスタリスク）」を挿入すると「部分一致」で探すことが出来ます。この手法は「ワイルドカード」と呼ばれる非常に強力なテクニックです。「*（アスタリスク）」が「どんな文字にも化ける」というイメージを思い浮かべて頂くと、応用がしやすくなります。
実務の例として『20代』かつ『女性』の来店数など、複数条件から情報を得たい時に有効です。
「COUNTIF関数」は、他にも「空白」や「チェックボックス」などにも使用することが出来ます。チェックボックスの数え方はこちらの記事でもご紹介させて頂いております。
COUNTIFS関数
基本的な使い方
構文＝COUNTIFS(条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2, …])
複数の基準に応じた範囲の個数を返します。
選択した範囲内で、複数の条件に合うセルの数を数えます。実際にどのように使うかは以下で詳しくご説明させて頂きます。
実際の使い方
表から合格者数と不合格者数を男女ごとに集計してみます。
=COUNTIFS(C3:C16,J4,G3:G16,I4)
最初に、C列から範囲を選択して、セルJ4で「男」を選択しています。次にG列から範囲を選択して、I４の「合格」を選択しています。条件をセルで指定していますが、文字列で指定しても構いません。
ROUND関数 & ROUNDUP関数 & ROUNDDOWN関数
基本的な使い方
構文＝ROUND(値, 桁数)
構文=ROUNDUP(値, 桁数)
構文=ROUNDDOWN(値, 桁数)
標準規則に従って、ある数値を指定した小数点以下の桁数に四捨五入します。
出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ ROUND
ある数値を指定した小数点以下の桁数に切り上げます。常に次の有効な増分値に切り上げます。
出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ ROUNDUP
ある数値を指定した小数点以下の桁数に切り捨てます。常に次の有効な増分値に切り捨てます。
構文はどれも同じになりますが、処理の仕方が違います。
- ROUND関数：四捨五入
- ROUNDUP関数：切り上げ
- ROUNDDOWN関数：切り下げ
それぞれの違いについて下記で詳しく見ていきましょう。
実際の使い方
少し分かりにくいですが、左側から以下の数式を記入しています。
=ROUND(D2*10/110,0)
=ROUNDUP(D2*10/110,0)
=ROUNDDOWN(D2*10/110,0)
関数名以外はすべて同じ内容になっています。四捨五入、切り上げ、切り捨てで若干の違いがあるのを確認してみてください。
「桁数」はデフォルトでは「０」になっています。小数点以下を表示させたい場合は、「１」、「２」、、と変更してください。
逆に、1円単位を切り捨てたいなら -1、100円単位なら -2と入力してください。給与計算や請求書作成に有効です。
SUM関数 & SUMIF関数 &SUMIFS関数
基本的な使い方
構文＝SUM(値1, [値2, …])
構文=SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])
構文=SUMIFS(合計範囲, 条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2, …])
一連の数値またはセルの合計を返します。
範囲内の条件に一致するセルの合計を返します。
出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ SUMIF
複数の基準に応じた範囲の合計を返します。
表計算ソフトで最も使用頻度の高い関数の１つが「SUM関数」です。大変便利な関数ですので、絶対に覚えておいてください。また、「SUM関数」に類する２つの関数も覚えておくと大変便利ですので、３つまとめて覚えてしまいましょう。
- SUM関数：選択範囲の合計
- SUMIF関数：選択範囲の条件に合うものの合計
- SUMIFS関数：選択範囲の複数の条件に合うものの合計
それぞれの違いについて下記で詳しく見ていきましょう。
実際の使い方
12月の売り上げ表から、以下の情報を計算しました
- SUM関数：売り上げ合計金額
- SUMIF関数：ジャケットの売り上げ合計金額
- SUMIFS関数：山田さんのジャケットの購入金額
=SUM(F2:F20)
=SUMIF(C2:C20,I11,F2:F20)
=SUMIFS(F2:F20,B2:B20,H14,C2:C20,I14)
「SUM関数」と「SUMIF関数」は、並びが似ているので分かりやすいのですが、「SUMIFS関数」は、最初に合計範囲を選択して、次に条件範囲と条件を記入していくので、記入していると何となく逆になっている感じがしますので、実際に使用する時は、並び順に注意してください。
「条件」はセルを指定していますが、「”ジャケット”」などのテキストでも構いません。
マスターが教える「集計ミスを防ぐ」Tips
- 「” “（ダブルクオーテーション）」の忘れ物に注意！: 条件に不等号（>=300000）や文字（”ジャケット”）を使うときは、必ず ” で囲むのがルールです。これを忘れるとエラーになるので、まずはここをチェックしましょう。
- 「絶対参照（$マーク）」を使いこなそう: COUNTIFやSUMIFを下のセルにコピーするとき、範囲がズレて計算が合わなくなることがあります。範囲を選択した後に F4キー を押して $A$2:$A$20 のように固定するのが、プロが必ずやっている工夫です。
- 計算結果が「0」になるときは？: 合計したい範囲の数字が、実は『文字列』として認識されているケースがよくあります。右揃えになっているか確認し、左に寄っていたら数値形式に直してみましょう。
まとめ
お疲れ様でした！今回はスプレッドシートでの数値計算を劇的に進化させる関数をご紹介しました。
- 単純な合計・カウントなら、SUM / COUNT
- 「◯◯だけ」という条件があるなら、SUMIF / COUNTIF
- 「◯◯で、かつ△△」という複雑な条件なら、SUMIFS / COUNTIFS
- 消費税や平均の端数を整えるなら、ROUNDシリーズ
これらは、組み合わせて使うことで真価を発揮します。最初は数式の長さに驚くかもしれませんが、一度作ってしまえば、後はデータを更新するだけで一瞬で結果が出る「魔法のシート」になります。
まずは自分の身近な売上表や家計簿、タスク管理表などで試してみてください。失敗しても大丈夫。スプレッドシートをいじればいじるほど、あなたの事務処理能力は確実にアップしていきます！
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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