【決定版】スプレッドシートでデータ整理！FILTER・SORT・UNIQUE関数の使い方と活用術

「数千行ある名簿から、特定の条件の人だけを抜き出したい」「売上順に並べ替えたいけれど、元の表の順番は変えたくない……」そんな悩みはありませんか？

Googleスプレッドシートの「FILTER」「SORT」「UNIQUE」をマスターすれば、こうしたデータ加工はすべて自動。まるで魔法のように、あなたが欲しいデータだけが整理された状態で表示されます。

ボタン操作による並べ替えも便利ですが、「関数」を使う最大のメリットは、元のデータを書き換えても抽出結果が自動で更新されることにあります。この記事では、初心者の方でも今日から実務に組み込めるよう、これら3つの関数の基本から「エラーを出さないコツ」までを徹底解説します！

FILTER関数
SORT関数
UNIQUE関数
マスターが教える「プロの時短」Tips
まとめ

FILTER関数

基本的な使い方

構文＝FILTER(範囲, 条件1, [条件2, …])

ソース範囲をフィルタ処理して、指定した条件を満たす行または列のみを返します。

出典：Google ドキュメントエディタヘルプ FILTER

範囲を選択して、指定した条件に合う行または列を表示させます。「FILTER関数」のポイントは、単一の行や列ではなく、複数の行や列を表示させることが出来るところにあります。実際にどのように使うかは以下で詳しくご説明させて頂きます。

実際の使い方

12月の売り上げ表から、佐藤さんが購入した商品等の情報をすべて表示させます。数式は以下になります。

=FILTER(A2:F20,B2:B20=H2)

「A2:F20」で選択範囲を指定して、「B2:B20」の列の中で、「H2」に合う行を表示させています。

ここで注意して頂きたいのは、「FILTER関数」は、「見出し」を含むことが出来ないので、日付や購入者と書かれた部分が必要であれば、ご自身でコピーアンドペーストして追加するようにしてください。選択範囲を「A1:F20」と入力するとエラーになってしまいますので注意が必要です。また「H2」は、「”佐藤”」と文字列にしても同じ結果が表示されます。

応用編

「FILTER関数」は単一の条件だけではなく、複数の条件を指定することも可能です。先程の条件に、10000円以上という条件を追加してみました。数式は以下になります。

=FILTER(A2:F20,B2:B20=H12,D2:D20>=10000)

先程の数式の後に、「 ,D2:D20>=10000 」を追加しています。最初に表示されていた、「シャツ8800円」の列が消えています。

「FILTER関数」で間違いやすいポイントが、選択範囲の行番号（数字）は同じである必要があるということです。ここでは、「 A2:F20」、「B2:B20」、「D2:D20」のように、セルの「列」は違っても、「行」はすべて同じになっています。「行」が1つでも違うとエラーになりますので注意して利用してください。

上級テクニック

先ほど、「見出しはコピー＆ペーストする必要がある」と記載させて頂きましたが、この問題を一気に解決する方法があります。「見出しとFILTERの結果を結合させて一気に表示させる方法」をご紹介させて頂きます。

数式は以下になります。

={A1:F1; FILTER(A2:F20,B2:B20=H2)}

この場合、見出しが A1:F1 にあり、データが A2:F20 にあります。

この数式の仕組み

{ }（中カッコ）: 複数の範囲を一つのカタマリとして扱う「配列」の合図です。
A1:F1: 最初に表示させたい「見出し」の範囲です。
;（セミコロン）: データを「改行（縦に結合）」するという意味です。
FILTER(…): 2行目以降に流し込む抽出データです。

中カッコ内でのつなぎ方には2種類あります。用途に合わせて使い分けますが、今回のように「見出しの下にデータを並べる」場合はセミコロンを使います。横に並べる場合はカンマを使います。

使う時の注意点

1, 列数を合わせる 見出しが「AからFまで（6列）」なら、FILTERで抽出する範囲も必ず「6列」にする必要があります。列数がズレていると #VALUE! エラーになります。

OK: {A1:F1 ; FILTER(A2:F20, …)}（どちらも6列）
NG: {A1:E1 ; FILTER(A2:F20, …)}（5列と6列でズレている）

2, データがない時のエラー対策 FILTER関数は、条件に合うデータが1件もないと #N/A エラーを返します。このとき、中カッコを使っていると見出しまで消えてエラー表示になってしまいます。これを防ぐために、以下のように IFERROR 関数と組み合わせるのがプロの書き方です。

={A1:F1; IFERROR(FILTER(A2:F20, B2:B20=”佐藤”), “該当データなし”)}

SORT関数

基本的な使い方

構文＝SORT(範囲, 並べ替える列, 昇順, [並べ替える列2, 昇順2, …])

指定した配列または範囲の行を、1 列または複数の列の値に従って並べ替えます。

出典：Google ドキュメントエディタヘルプ　SORT

範囲を選択して、昇順、または降順で並べ替えます。

昇順：TRUE
降順：FALSE

実際にどのように使うかは以下で詳しくご説明させて頂きます。

実際の使い方

12月の売り上げ表から、合計の売上金額順に並び替えています。数式は以下になります。

=SORT(A2:F20,6,FALSE)

「A2:F20」で範囲を指定して、「6」で列を指定しています。並び替えは昇順にしていますので、「FALSE」が入ります。列は、範囲を指定しても同じ結果が表示されます。（この場合は、F2:F20）

なお、条件を追加して計算することも可能です。この表では単価も考慮した並び替えを指定すると、合計の売上金額が同額の場合、単価の高い順や低い順で並び替えることも可能です。

=SORT(A2:F20,6,FALSE,4,FALSE)

単純な並び替えの場合

単純に表の並び替えを行う場合は、「SORT関数」を使うよりも、データの並び替えを使ったほうが簡単です。並び替える列のセルを選択して、メニューバーから「データ」→「シートを並び替え」→「昇順または降順」を選択します。

「降順」を選択すると、合計の売上金額が大きい順に並べ替えられました。

応用編

先ほどSORT関数の使い方として、「=SORT(A2:F20,6,FALSE)」とご紹介しました。この中で第2引数（並べ替える列）を「6」としました。これは指定した範囲の左から数えて「6番目の列」という意味です。この記載方法はある意味わかりやすく、簡単な表や今後変更することのない表には有効な方法なのですが、今後表に編集を加えたりする場合は、問題が発生する場合があります。

例えば、「担当者と商品の間に、『商品コード』という列を1列挿入したい」となった時、どうなるのでしょうか？