Googleスプレッドシート 共有 設定方法 アカウントがなくても利用できる 権限から保護の仕方まで

Googleスプレッドシート 共有 設定 使い方Googleスプレッドシート

今回は、「シートの共有」についてご紹介させて頂きます。

シートを複数人と同時に編集できる「共有」機能は、テレワークにも最適で大変便利な機能です。

また、「エクセル」とは違い、面倒な設定も必要なく、誰とでも簡単に「共有」出来るのも、Googleスプレッドシートの魅力の1つです。

それでは早速「共有」の方法についてご紹介させて頂きます。

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共有

設定

Googleスプレッドシート 共有 設定

Googleスプレッドシートを他の人と共有してみましょう。

相手のメールアドレスが分かれば、簡単にシートを共有することが出来ます。

画面右上にある、「共有」をクリックします。

メールアドレスで通知

Googleスプレッドシート 共有 設定

ユーザーやグループと共有」画面が表示されますので、赤い枠線の中に、メールアドレスを入力します。

なお、右上の矢印の先にある設定ボタンをクリックすると、以下の画面が表示されます。

Googleスプレッドシート 共有 設定

他のユーザーとの共有設定」が表示されますので、状況に合わせてチェックを外してください。

Googleスプレッドシート 共有 設定

メールアドレスを入力すると、右側に「編集者」という項目がありますので、こちらをクリックします。

相手に対して付与する権限が表示されますので選択します。

  • 閲覧者:データを閲覧することが出来ます。
  • 閲覧者(コメント可):コメントのみすることが出来ます。
  • 編集者:編集をすることが出来ます。

左側の「通知」ボックスはチェックを外すと相手にメールが送信されません。

すぐそばに相手がいるなど、メールを送る必要がない場合は、チェックを外してください。

メッセージ」欄には、相手に伝えたい文章を記入することが出来ます。

設定が完了したら、「送信」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 メール

メールボックスにこのようなメッセージが届きますので、「開く」をクリックすると、共有したシートにアクセスすることが出来ます。

リンク先で通知

Googleスプレッドシート 共有 設定 リンク先

共有する相手が大勢だったり、メールアドレスを知らない場合などは、リンク先を知らせることにより、シートを共有することが出来ます。

シートの「共有」ボタンをクリックした後に表示されるこちらのページから、「リンクを取得」内にある、「変更」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 リンク先

シートのリンク先が表示され、下に設定部分が表示されています。

まず、左側の矢印の部分で、「リンクを知っている全員」か「期限付き」かを選択します。

閲覧者」の部分をクリックして、権限を設定します。

設定が終わったら「完了」をクリックします。

リンクをコピーして、相手に知らせれば共有出来るようになります。

リンクを知っている人であれば、Googleアカウントを持っていなくても、設定した権限に合わせてシートにアクセスすることが可能です。

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保護

保護の設定

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護

シートを「共有」した時に、誰でもどこでも編集出来てしまうと、最初に意図したシートとは違うものになってしまう可能性があります。

そういったことを防ぐために、Googleスプレッドシートには、シートを編集することが出来ないように「保護」する機能があります。

この「保護」には、シート全体だけでなく、シートの一部に限定した保護を設定することも可能です。

保護」の仕方はとても簡単ですので、状況に応じて設定してください。

今回表示しているシートは、画面の下を見ていただくと分かりますが、「シート3」になっています。

この「シート3」と書かれた部分を右クリックするか、脇にある、 をクリックするとメニュー画面が表示されますので、「シートを保護」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護

画面の右側に、「保護されているシートと範囲」の設定画面が表示されます。

シート全体を保護する場合は、矢印の先をクリックして、保護したいシートを選択します。

ここでは、「シート3」を選択しています。

保護したい範囲が小さい場合は、「範囲」をクリックして保護する範囲を選択してください。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護

特定のセルを除く」にチェックを入れて、セルを選択すると、その範囲だけ編集することが可能になります。

セルを選択したら、「OK」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護

続いて、「権限を設定」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護

選択した範囲の編集権限を設定します。

  • この範囲を編集するときに警告を表示する」:警告が表示されますが、誰でも編集可能
  • この範囲を編集できるユーザーを制限する」:指定したユーザーのみが編集することが出来ます。
Googleスプレッドシート 共有 設定 保護

シートの保護が完了すると、シートタブに鍵マークが表示されます。

保護の解除

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護 解除

データ」→「シートと範囲を保護」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護 解除

先程設定した、「シート3」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護 解除

矢印の場所に、「ゴミ箱」アイコンがありますので、こちらをクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護 解除

削除の確認画面が表示されますので、「削除」をクリックします。

Googleスプレッドシート 共有 設定 保護 解除

シートタブにあった、「鍵マーク」が消えていれば、保護は削除されました。

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まとめ

いかがでしたか。

とても簡単にシートの「共有」が出来ることをお伝え出来たと思います。

編集されたくない部分も簡単に「保護」することが出来ますので、安心して利用することが可能です。

また、共有したシートは同時に編集することも出来ます。

チャット機能を利用すれば、コミュニケーションを取りながら編集することも出来ますので、効率よく作業を進めることも可能です。

その他、様々な環境に合わせて利用することが出来ますので、ぜひ皆様も積極的に「共有」を利用して作業の効率化を図ってください。

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。

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