今回は、「シートの共有」についてご紹介させて頂きます。
シートを複数人と同時に編集できる「共有」機能は、テレワークにも最適で大変便利な機能です。
また、「エクセル」とは違い、面倒な設定も必要なく、誰とでも簡単に「共有」出来るのも、Googleスプレッドシートの魅力の１つです。
それでは早速「共有」の方法についてご紹介させて頂きます。
共有
Googleスプレッドシートを他の人と共有してみましょう。
相手のメールアドレスが分かれば、簡単にシートを共有することが出来ます。
画面右上にある、「共有」をクリックします。
メールアドレスで通知
「ユーザーやグループと共有」画面が表示されますので、赤い枠線の中に、メールアドレスを入力します。
なお、右上の矢印の先にある設定ボタンをクリックすると、以下の画面が表示されます。
アクセス権限の指定
「他のユーザーとの共有設定」が表示されますので、状況に合わせてチェックを外してください。
メールアドレスを入力すると、右側に「編集者」という項目がありますので、こちらをクリックします。
相手に対して付与する権限が表示されますので選択します。
- 閲覧者：ファイルの閲覧のみができ、編集やコメントの追加は出来ません。
- 閲覧者（コメント可）：コメントのみすることが出来ます。ファイルの編集は出来ません。
- 編集者：コンテンツやコメントを追加・編集することができます。
左側の「通知」ボックスはチェックを外すと相手にメールが送信されません。
すぐそばに相手がいるなど、メールを送る必要がない場合は、チェックを外してください。
「メッセージ」欄には、相手に伝えたい文章を記入することが出来ます。
設定が完了したら、「送信」をクリックします。
メールボックスにこのようなメッセージが届きますので、「開く」をクリックすると、共有したシートにアクセスすることが出来ます。
リンク先で通知
共有する相手が大勢だったり、メールアドレスを知らない場合などは、リンク先を知らせることにより、シートを共有することが出来ます。
シートの「共有」ボタンをクリックした後に表示されるこちらのページから、「リンクを取得」内にある、「変更」をクリックします。
シートのリンク先が表示され、下に設定部分が表示されています。
まず、左側の矢印の部分で、「リンクを知っている全員」か「期限付き」かを選択します。
「閲覧者」の部分をクリックして、権限を設定します。
設定が終わったら「完了」をクリックします。
リンクをコピーして、相手に知らせれば共有出来るようになります。
リンクを知っている人であれば、Googleアカウントを持っていなくても、設定した権限に合わせてシートにアクセスすることが可能です。
保護
保護の設定
シートを「共有」した時に、誰でもどこでも編集出来てしまうと、最初に意図したシートとは違うものになってしまう可能性があります。
そういったことを防ぐために、Googleスプレッドシートには、シートを編集することが出来ないように「保護」する機能があります。
この「保護」には、シート全体だけでなく、シートの一部に限定した保護を設定することも可能です。
「保護」の仕方はとても簡単ですので、状況に応じて設定してください。
今回表示しているシートは、画面の下を見ていただくと分かりますが、「シート３」になっています。
この「シート３」と書かれた部分を右クリックするか、脇にある、▼ をクリックするとメニュー画面が表示されますので、「シートを保護」をクリックします。
画面の右側に、「保護されているシートと範囲」の設定画面が表示されます。
シート全体を保護する場合は、矢印の先をクリックして、保護したいシートを選択します。
ここでは、「シート３」を選択しています。
保護したい範囲が小さい場合は、「範囲」をクリックして保護する範囲を選択してください。
「特定のセルを除く」にチェックを入れて、セルを選択すると、その範囲だけ編集することが可能になります。
セルを選択したら、「OK」をクリックします。
続いて、「権限を設定」をクリックします。
選択した範囲の編集権限を設定します。
- 「この範囲を編集するときに警告を表示する」：警告が表示されますが、誰でも編集可能
- 「この範囲を編集できるユーザーを制限する」：指定したユーザーのみが編集することが出来ます。
シートの保護が完了すると、シートタブに鍵マークが表示されます。
保護の解除
「データ」→「シートと範囲を保護」をクリックします。
先程設定した、「シート３」をクリックします。
矢印の場所に、「ゴミ箱」アイコンがありますので、こちらをクリックします。
削除の確認画面が表示されますので、「削除」をクリックします。
シートタブにあった、「鍵マーク」が消えていれば、保護は削除されました。
まとめ
いかがでしたか。
とても簡単にシートの「共有」が出来ることをお伝え出来たと思います。
編集されたくない部分も簡単に「保護」することが出来ますので、安心して利用することが可能です。
また、共有したシートは同時に編集することも出来ます。
チャット機能を利用すれば、コミュニケーションを取りながら編集することも出来ますので、効率よく作業を進めることも可能です。
その他、様々な環境に合わせて利用することが出来ますので、ぜひ皆様も積極的に「共有」を利用して作業の効率化を図ってください。
今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
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