「『完了』と打つつもりが『かんりょう』のまま確定してしまった……」 「メンバーによって『未着手』『未対応』とバラバラに入力されて、データの集計がうまくいかない」
スプレッドシートでタスク管理や売上管理をしているとき、こんな入力ミスや表記ゆれに悩まされていませんか？
そんな問題を一発で解決するのが「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」です。 リストからマウスで選ぶだけで入力が終わり、さらに項目ごとに「色」をつければ、進捗状況がひと目でわかる美しいシートが完成します。
実は、現在のスプレッドシートは「@」を入力するだけで一瞬でプルダウンが作れるなど、驚くほど進化しています。この記事では、初心者でも迷わない4つの作成ルートから、色分け、複数セルへの一括コピー、そして実務で差がつく応用テクニックまで徹底解説します！
プルダウンリストを作成する
スプレッドシートで「プルダウンリスト」を作成する方法は幾つかあります。どれが正解ということはありませんので、ご自身の最も使いやすい方法で作成してみてください。
なおプルダウンリストは、ドロップダウンリストと表記される場合もあります。
@を入力して作成する
プルダウンリストを作成するセルを選択します。ここでは「B3」のセルを選択します。
セル内に「@」を入力するとメニューが表示されます。メニューを下にスクロールするとコンポーネントに「プルダウン」が表示されていますので、こちらをクリックします。
新しいプルダウンを作成するか、プリセットされたプルダウンから選択することが出来ます。新しいプルダウンを選択すると、すべての項目をご自身で指定することが可能です。
プリセットのプルダウンメニューでは、マウスを乗せると項目の詳細が表示されます。必要に応じて選択してください。ここではプリセットのプルダウンから「プロジェクトのステータス」を選択します。
画面右側に編集画面が表示されました。
挿入から作成する
メニューバーからプルダウンリストを作成してみましょう。メニューバーにある「挿入」から「プルダウン」をクリックします。
プルダウンリストが作成されました。但し、先ほどの「@」の時のような「プリセット」は表示されていませんので、項目名やカラーをご自身で指定する必要があります。
データの入力規則から作成する
メニューバーの「データ」から「データの入力規則」をクリックします。
画面右側に編集画面が表示されますので、「ルールを追加」をクリックします。
プルダウンリストが作成されました。
右クリックから作成する
プルダウンリストを挿入したいセルを選択した状態で「右クリック」します。メニュー内にある「プルダウン」をクリックします。
プルダウンリストが作成されました。
プルダウンリストを作成する4つの方法をご紹介させて頂きました。お勧めは「@」からの作成か「右クリック」からの作成になります。
最も簡単に作成する方法は「右クリック」からの作成かと思いますが、プリセットで作成することが出来ませんので、必要に応じてこの2つの方法を使い分けるのが良いかと思います。
プルダウンリストの追加と削除
リストを追加するには、「別のアイテムを追加」をクリックします。
リストが追加されました。リストを削除するには項目名の横にある「ゴミ箱アイコン」をクリックします。
項目のカラー変更
各項目のカラーを変更するには、丸い色の付いている部分をクリックします。代表的なカラーリストが表示されますので、好みの色を選択してください。「カスタマイズ」をクリックするとカラーコードから詳細な色を指定することも出来ます。
項目の並び替え
表示する項目の順番を並び替えることが出来ます。項目の最初にある6点リーダーをドラッグすることにより、好きな場所へ移動することが出来ます。
ここでは「開始前」を下に移動させてみました。
複数のセルに作成する
連続するセルに作成する
プルダウンリストを複数のセルに作成する方法をみていきましょう。基本的な手順は先ほど紹介した4つの方法のどれでも同じです。ここでは例として「@」を使った方法でご説明させて頂きます。
まずは複数のセルを選択します。画像では「B３」から「B９」のセルを選択しています。
「@」を入力するとメニューが表示されますので、「プルダウン」をクリックします。
プリセットのプルダウンから「プロジェクトのステータス」をクリックします。
選択したすべてのセルにプルダウンリストが作成されました。
離れた複数のセルに同時に作成する（Ctrlキーの活用）
離れた複数のセルに作成する方法をみてみましょう。操作は簡単で、それぞれ３つの場所をCtrlキーを押しながら選択するだけです。これ以降の操作は先ほどご紹介した「@」を入力する手順で行ってください。
無事、離れた複数のセルにプルダウンリストを作成することが出来ました。
コピー＆ペーストで作成する
単純ですが、プルダウンリストを作成したセルをコピーして貼り付けて作成します。スプレッドシートの場合は、コピーしたいセルの右下の角にマウスを近づけると、ポインターが十字に変わる場所があります。その十字をペーストしたいセルの場所までドラッグすれば、プルダウンリストが貼り付けられます。
もちろん、セルをコピーして他のセルに貼り付けても構いません。連続した複数の箇所に貼り付ける場合は、こちらの方法が良いかもしれません。
範囲からドロップダウンを作成する方法
最後に実務で超絶に多用される「範囲からドロップダウン」という方法について説明します。まずは「社員リスト」のシートを作成します。ここでは分かりやすくするため、名前だけが書かれたシートを用意します。
次に別のシートに売上管理表のようなものを作成します。この表では誰が何を販売したのかがわかるようになっています。この販売者を選択するプルダウンリストを作成します。
まずはセルB2を選択して右クリックから「プルダウン」を選択します。（または、上部メニューの「データ」→「データの入力規則」→「ルールを追加」でもOKです）
画面右側に「データの入力規則」が表示されますので、「条件」の「プルダウン」をクリックします。
メニューが表示されますので、「プルダウン（範囲内）」をクリックします。
次に範囲を指定します。「田」のような形をしたデータ範囲を選択するアイコンをクリックします。
ポップアップが表示され、「データ範囲の選択」画面が表示されます。ボックス内をクリックして、選択範囲を指定します。
先ほど作成した「社員リスト」のシートに戻り、「名前」の範囲を選択します。最後にポップアップボックスにある「OK」をクリックします。
先ほどのシートに戻ると、プルダウンリストに社員名が表示されています。
セルをクリックすると、プルダウンリストから社員名を選択できるようになりました。最後にデータの入力規則にある「完了」をクリックしてください。
この方法であればいちいち社員名を手動で入力する手間が省けてとても便利に使うことができます。
神すぎるテクニック
① 範囲の下を「あえて空欄」にしておく（行の無限指定）
データ範囲を選択するとき、A2:A10 のように最後を指定してしまうと、11行目に新しい商品や社員が追加されたときにドロップダウンに反映されません。
そこで、範囲の指定を A2:A と、お尻の数字を消して指定してみてください。 こうすると、「A2セルから、A列の一番下の行までずっと」という意味になり、今後リストの下に新しいデータが何百行追加されても、自動でドロップダウンの選択肢に加わるようになります（途中の空欄はドロップダウン側で自動的に詰めて綺麗に表示してくれます）。
② 「一瞬で全セルに一括コピー」する裏ワザ
1つのセルに「範囲からドロップダウン」を設定したら、あとはそのセルの右下にある四角い点（フィルハンドル）を下にドラッグするか、セルをコピーして、適用したい範囲を選択して Ctrl + V（貼り付け）するだけで、何百行でも一瞬で同じ設定のドロップダウンを配置できます。
注意点
元データの「並び順」がそのまま表示される 「範囲からドロップダウン」は、指定した範囲に書かれている順番の通りにリストが表示されます。もし選択肢を「五十音順」や「コード順」に並べたい場合は、元となるリスト側のシートで並べ替え（ソルト）を実行しておきましょう。
色を変えたいときは？ 「範囲からドロップダウン」にすると、色を設定する丸いアイコンが消えて、最初はすべてグレーの背景色になります。もし特定の文字（例：「鈴木」さんだけ黄色、など）に色をつけたい場合は、右側の編集画面で個別に色を指定し直すことができます。
マスターが教える「一歩進んだプルダウン活用術」
- 矢印キーとEnterで「キーボードだけ」で選択する裏ワザ: プルダウンはマウスでクリックしなくても、セルを選択した状態で 『Enterキー』 を押すとリストが開き、『矢印キー（上下）』 で選んで再度 Enter を押せば確定できます。これを知っていると、キーボードから手を離さずに爆速で入力できますよ！
- 手入力を「完全に禁止」するか「警告」にするかの切り替え: 画面右側の編集画面の一番下にある『詳細設定』を開くと、リストにない文字が手入力されたときの挙動を、①警告を表示する、②入力を拒否する、の2つから選べます。完全にミスを防ぎたいときは『入力を拒否する』にチェックを入れましょう。
- 「条件付き書式」との連携でセル丸ごと色を変える: プルダウンの機能だけでも文字に背景色が付きますが、項目を選んだときに『行全体の背景色をグレーに変えて、終わったタスクを目立たなくしたい！』という場合は、別記事の『条件付き書式』を組み合わせることで実現できます。
まとめ
お疲れ様でした！スプレッドシートのプルダウン（ドロップダウン）リストは無事に作成できましたか？
ただ入力がラクになるだけでなく、カラフルに色分けされたシートを見るだけで、仕事のモチベーションや進捗の把握しやすさがガラリと変わったはずです。
最後に、プルダウンを使いこなすための「スマート運用のコツ」を振り返っておきましょう。
- 「@」や「右クリック」からサクッと作るのが最速！
- 「プロジェクトのステータス」などのプリセットを上手に頼る
- 複数セルへ広げるときは、セルの右下を「ドラッグ（オートフィル）」するか、コピー＆ペーストを活用する
自由入力をなくして選択式にするというこの一工夫が、チーム全体の入力ミスをゼロにし、のちのちのデータ集計（ピボットテーブルなど）を劇的にスムーズにしてくれます。ぜひ今日からあなたのシートに導入して、スマートなデータ管理を実感してくださいね！
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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