「スプレッドシートで表を作ってみたけれど、なんだか見にくい……」「もっと効率的に管理する方法はないかな？」と悩んでいませんか？
実は、スプレッドシートには「たった数クリック」で表の使い勝手を劇的に向上させる魔法の機能がたくさん備わっています。
この記事では、初心者の方でも迷わず、今日から現場で使える「シンプルで見やすい表」の作り方をステップバイステップで解説します。カレンダー入力や自動計算、チェックボックスの活用など、知っているだけで仕事が数倍速くなるテクニックをマスターしましょう！
タイトルと項目の決定方法
表を作成する際は、まず「テーマ」を決め、それに基づいて「タイトル」と「項目」を設定します。
1. テーマ
表で何を管理または分析するのかという目的です。たとえば、「日々の店舗の来店客数」を管理する場合を考えてみましょう。
2. タイトル
表全体の内容を簡潔に表す名前をつけます。今回の例では「来店客数管理表」が適切です。
3. 項目
具体的なデータを記録するための項目です。テーマに沿って適切な項目を設定しましょう。
- 日付: 来店した日を記録します。
- 年齢: 来店者の年齢層を把握します。
分かりやすいようにシンプルな表を作成しています。ヘッダーになる、上の見出しの項目には「日付」を設定しました。日付の入力はカレンダーから選択出来るように設定してみました。合計の部分は「SUM関数」で計算しています。
日付のカレンダー入力
日付をカレンダー入力にするには、まずカレンダー入力にしたい範囲を選択します。（範囲は後で選択することも出来ます。）次に、「データ」をクリックして、「データの入力規制」をクリックします。
画面右側に「データの入力規則」と表示されますので、「ルールを追加」をクリックします。
「条件」から「有効な日付」を選択します。最後に「完了」をクリックします。
矢印の先にある「B1」のセルをダブルクリックするとカレンダーが表示されますので、日付を選択して入力してください。
セル「H1」まで日付を入力したい場合は、それぞれのセルをダブルクリックして入力しても良いのですが、それでは手間がかかります。このように連続した日付を入力したい場合は、セル「B1」をクリックして「H1」までドラッグすれば自動的に日付が入力されます。
なお、さらに日付を増やしたい場合は、列を増やせば入力規制は継続されます。（列を増やすには、この場合、HまたはIの列を選択して、右クリックすれば「左に1列挿入」、「右に1列挿入」という項目がありますので、こちらをクリックして列を挿入してください。）
SUM関数
①のように、合計したいセルを選択します。（合計の数字を入力したい場所が「H8」の場合）ツールバーから「関数」をクリックすると、リストが表示されますので、「SUM」をクリックします。
数式が表示されますので、ENTERキーを押してください。選択した範囲の合計が表示されます。
SUM関数：選択したセルの合計を計算します。
見出しを固定
この表では日付が12月6日までになっているので、ひと目でデータを認識することが出来ますが、今後日付が増えていくと、画面から見切れてしまいます。そうすると来客数と年代がよくわからなくなってしまう可能性があります。そのような問題を解決する手段の1つに、「見出しを固定する」という方法があります。
画面の赤い枠線で囲った「見出し」を固定してみます。
「表示」から、「固定」→「1行」をクリックします。同じ手順で「1列」もクリックします。これで先程の赤い枠線で囲った部分が固定されました。
なお、2行目までを固定したい場合は、「2行」を、任意の場所で固定したい場合は、固定したい場所のセルを選択すると、青い矢印のように任意の場所が表示されますので、そちらをクリックしてください。
シートを「下」や「右」に動かすと曜日や年代がとても見やすくなりました。
見出しの色 変更
先程までの表でも特に問題はないのですが、項目が増えたり、データが増えたりした時は少し見づらくなってきます。そこで表をもう少し見やすくするために、項目に色を付けてみましょう。
色を付けたい場所を選択して、「ツールバー」から「塗りつぶしの色」を選択します。カラーパレットが表示されますので、好みの色を選択してください。
「列の項目、「行の項目」、「合計」と3色に分けて見ました。色数は、一般的な表であれば、2色から3色くらいまでにしておいたほうが良いでしょう。あまり強い色を使ったり、背景色と文字色が近い色の場合、かえって見えにくくなる場合がありますので、注意してください。
また別記事でご紹介させて頂いておりますが、「交互の背景色」を使用する方法もあります。適用したい範囲を選択した後、「表示形式」→「交互の背景色」をクリックするだけで、交互の背景色が適用されます。
便利な機能
AVERAGE関数
「AVERAGE関数」を使って、1日の平均来客数を計算してみましょう。
- ① 平均を出したいセルを選択します。
- ②「関数」をクリックします。
- ③「AVERAGE」をクリックします。
平均を出したいセルを選択して、Enter をクリックします。
自動入力の候補が表示されますので、Ctrl + Enter キーを押すか、矢印の所にあるチェックマークをクリックしてください。
小数点以下の桁数を調整して完成です。
プルダウンリストの作成
今度は簡単な出勤表で、「プルダウンリスト」を作成してみましょう。左側の赤い枠線の中に、それぞれの職位を入力していきます。右側の赤い枠線の中は、「チェックボックス」を使って、出欠の管理をしていきます。
挿入したい範囲を選択して、「挿入」から「プルダウン」をクリックします。
画面右側に「データの入力規則」が表示されました。「オプション１」の部分をプルダウンリストのメニュー名に変更してください。さらにメニューを追加する場合は、「別のアイテムを追加」をクリックすると追加されます。
プルダウンリストには色を付けることも可能です。名前の左側にある丸い部分をクリックするとカラーを選択することが出来ますので、必要であれば設定してください。
すべての設定が終わったら「完了」をクリックします。
無事、プルダウンリストが挿入されました。
チェックボックス
続いて「チェックボックス」を挿入します。挿入したい範囲を選択して、「挿入」から「チェックボックス」をクリックします。
選択した範囲にチェックボックスが挿入されました。
COUNTIF関数
チェックボックスに入れたチェックの数を関数を使って数えてみましょう。数字ではないので、SUM関数は使えません。そこで1つの条件に一致する要素の数を数える関数、「COUNTIF（カウント・イフ）関数」を使用します。
- ①合計数を表示するセルを選択します。
- ②ツールバーの「関数」をクリックして、「数学」を選択します。
- ③COUNTIFをクリックします。
まずは「範囲」を指定します。赤い枠線の部分を指定します。
続いて、「条件」を指定します。COUNTIF関数は、「COUNTIF（範囲,条件）」になりますので、「true」と条件を指定します。
指定したセルに、チェックの合計数「６」が表示されました。
条件が、なぜ「true」なのか？
チェックボックスは以下のような状態になっています。
- チェックが入っている：TRUE
- チェックが入っていない：FALSE
今回はチェックが入っているものをカウントしましたが、チェックが入っていないものをカウントする場合は、「false」を入力します。
COUNTIF関数の詳しい解説は別記事でご紹介させて頂きます。
まとめ
お疲れ様でした！これであなたも「見やすい表」を作る基礎をマスターしました。
最初はタイトルの設定や関数の入力に戸惑うかもしれませんが、今回ご紹介した「カレンダー入力」「ドロップダウン」「見出しの固定」の3つを意識するだけで、表の使いやすさは格段にアップします。
スプレッドシートは、触れば触るほど便利さが実感できるツールです。まずは身近な「お小遣い帳」や「ToDoリスト」から作成して、少しずつ関数を増やしてみてくださいね。
もし操作で迷ったら、いつでもこの記事を読み返して確認してください。あなたの業務効率が、この記事をきっかけに劇的に改善することを願っています！
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