「スプレッドシートを印刷（PDF化）したら、端っこが次のページにはみ出してしまった……」

「2ページ目以降に表の見出し（ヘッダー）が出なくて、すごく見づらい……」

日常業務でスプレッドシートを使っていて、こんな印刷トラブルにイライラした経験はありませんか？Excelと違って、スプレッドシートの印刷設定は少しコツが必要です。

ですが、ご安心ください！スプレッドシートには**「1ページにぴったり収める」「特定の行を全ページに表示する」といった便利な印刷設定機能**が最初から備わっています。

本記事では、誰でも今日から使える「見た通りの綺麗なレイアウトで印刷・PDF出力するテクニック」を図解付きで分かりやすく解説します。設定自体はわずか1分で完了しますので、ぜひ一緒に設定してみましょう！

スプレッドシートの印刷でよくある3大お悩み

スプレッドシートはブラウザ上で作業するため、一般的な文書作成ソフト（WordやExcelなど）に比べて「印刷プレビューと実際の画面のギャップ」が起きやすい特徴があります。

特に、多くの人が直面する代表的なお悩みは以下の3つです。

お悩み1：右端がはみ出て別ページに行ってしまう

最も頻繁に起きるのが、「表の一番右側の1列〜2列だけが次のページに追い出されてしまう」トラブルです。

画面上では横長の一体化した表に見えていても、何も設定せずに印刷（Ctrl + P）を押すと、標準の用紙サイズ（A4など）に収まりきりません。その結果、2ページ目に右端の列だけがぽつんと印刷され、用紙もインクも無駄にしてしまう原因になります。

お悩み2：2ページ目以降に見出し（タイトル行）が表示されない

複数ページにわたる長いリストや集計表を印刷した際、「2ページ目以降に項目名（ヘッダー行）が出ず、数字や文字だけが並んでしまう」状態です。

これでは、各列が何のデータ（氏名なのか、電話番号なのか、金額なのか）を示しているのか分からなくなり、印刷物として非常に見づらくなってしまいます。

お悩み3：改ページ（ページ区切り）の位置が変な場所で切れる

区切り良くページを分けたいのに、「表の途中で意図せずページが切り替わってしまう」ケースです。

たとえば「部署ごと」「月ごと」などでまとめた表を作成していても、デフォルトの設定では用紙の高さに合わせて自動的にカットされてしまいます。結果として、項目の途中でページが跨いでしまい、提出用資料として不格好になってしまいます。

これらの悩みはすべて、スプレッドシートに最初から用意されている印刷設定（スケール設定・行の固定・改ページの挿入）の機能を正しく使うだけで、一瞬で解消できます！

【基本】スプレッドシートを1ページ（または指定幅）に収めて印刷する方法

① 「印刷（Ctrl+P）」画面の開き方

まずはスプレッドシートの印刷設定画面（プレビュー画面）を開きます。

1. 印刷したいスプレッドシートを開きます。
2. 上部メニューの 「ファイル」＞「印刷」 をクリックします。
   • ショートカットキー: Windowsなら Ctrl + P、Macなら Cmd + P を押すと一発で開けるためおすすめです。
3. 画面右側に「印刷設定」のメニューパネルが表示されます。

② スケール設定（「幅に合わせる」「ページに合わせる」）の使い分け

印刷設定パネルの右側にある「スケール」の項目を開くと、デフォルトでは「標準（100%）」になっています。ここを以下のいずれかに変更します。

• 「幅に合わせる」【一番おすすめ！】
  • 効果: 表の「横幅」を用紙1ページ分にぴったり収めます。縦に長い表の場合、2ページ目、3ページ目へと自然に改ページされます。
  • 使いどころ: 横に広いデータリストや、縦に何十行も続く集計表を印刷するとき。右端の列がはみ出すのを防ぐ最強の設定です。
• 「ページに合わせる」
  • 効果: 表の「縦も横も」すべてを強制的に用紙1枚の中に凝縮して収めます。
  • 使いどころ: 1枚の紙（A4など）にすべてを納めたいチラシ、ダッシュボード、月間スケジュール表などを印刷するとき。
  • 注意点: データ量があまりにも多いと、文字が極端に小さくなって読めなくなるため注意が必要です。
• 「高さに合わせる」
  • 効果: 表の「縦の長さ」を1ページ分に収めます。
  • 使いどころ: 縦幅を固定しつつ、横長に印刷したい特殊な資料などで使用します。

【応用】見やすさ劇的アップ！知っておくべき便利設定3選

基本のスケール調整に加えて、以下の3つの設定を組み合わせることで、印刷物やPDF資料の読みやすさが劇的に向上します。

① 2ページ以降にも見出しを残す「行の固定（ヘッダー指定）」

データ件数が多く複数ページにわたる表では、2ページ目以降にも1行目の見出し（「日付」「顧客名」「売上金額」など）を自動表示させる設定が必須です。

設定手順：

1. 印刷画面を開く前に、スプレッドシートの作業画面に戻ります。
2. 上部メニューから 「表示」＞「固定」＞「1行」 を選択します。
   • （※見出しが1行目にある場合。シート左上の太い灰色線をマウスでドラッグして1行目の下まで引き下げることでも設定可能です）

3. この状態で Ctrl + P（Cmd + P） を押して印刷画面を開きます。
4. 右メニューの 「ヘッダーとフッター」 枠をクリックして開き、「固定行を繰り返す」 にチェックを入れます。

💡 効果

これにより、何ページになってもすべてのページの最上部に1行目の見出しが自動挿入され、データの内容が一目で判別できるようになります。

② 狙った位置でページを区切る「改ページの位置調整」

「月ごと」「担当者ごと」「カテゴリごと」など、表のきりの良いタイミングでページを分けたい場合に使う設定です。

設定手順：

1. 印刷画面（Ctrl + P）の右メニューにある 「カスタムの改ページを設定」 をクリックします。

2. 画面上に青い破線（自動改ページ線）が表示されるプレビュー画面に切り替わります。

3. 青い線をドラッグ＆ドロップして、区切りたい行（例：10行目の下など）まで移動させます。
4. 右上の 「改ページを適用」 ボタンをクリックします。

5. 指定した場所で改行され、次のページの印刷されるようになりました。

💡 効果

表の途中で中途半端にデータがカットされるのを防ぎ、区切りごとに見やすい資料を作成できます。

③ 不要な余白を消してスッキリ見せる「余白（狭い/カスタム）調整」

用紙の端にある無駄な余白を小さくすることで、印字エリアを広く確保し、文字を少し大きく読みやすく印刷するテクニックです。

設定手順：

1. 印刷画面の右メニューにある 「余白」 のドロップダウンを開きます。
2. デフォルトの「標準」から 「狭い」 に変更します。
3. さらに細かく調整したい場合は 「カスタムの数値」 を選び、上下左右の余白サイズをミリ単位でドラッグ調整します。

【PDF保存】PDFとして保存・ダウンロードする正しい手順

スプレッドシートで作った表や資料をクライアントや上司に提出する場合、レイアウトが崩れないPDF形式で保存・送信するのがビジネスマナーとして一般的です。

スプレッドシートをPDF化するには、2つのルートがあります。用途に合わせて使い分けましょう。

① 印刷画面を経由して保存するか、直接ダウンロードするか

ルート1：印刷画面（Ctrl + P）から出力する【レイアウト調整したい時におすすめ】

スケール設定や改ページ位置を画面でプレビューしながら調整し、そのままPDF化する方法です。

1. Ctrl + P（Macは Cmd + P） を押して印刷設定画面を開きます。
2. スケール（「幅に合わせる」など）や余白、行の固定などを整え、右上の 「次へ」 ボタンをクリックします。

3. ブラウザの印刷ダイアログが表示されるので、送信先（プリンター）の項目で 「PDFとして保存」 を選択します。
4. 「保存」 ボタンをクリックし、パソコン内の保存先を指定します。

ルート2：「ファイル」メニューから直接ダウンロードする【手軽に保存したい時】

印刷プレビューを挟まず、すぐにPDFを出力する方法です。

1. 上部メニューの 「ファイル」＞「ダウンロード」＞「PDF ドキュメント（.pdf）」 を選択します。

2. 印刷設定と同じレイアウト調整画面が開くので、右上の 「エクスポート」 をクリックします。
3. 自動的にパソコンの「ダウンロード」フォルダへPDFファイルが保存されます。

② 送信・提出時にチェックすべきポイント（トラブル防止）

作成したPDFを共有・提出する前に、必ず以下の3つのポイントを最終確認しましょう。

1. 2ページ目以降の「ヘッダー（見出し）」があるか
   • ページをめくった際、表の見出し（項目名）が消えてデータだけになっていないか確認します。
2. 改ページの位置が途中で不自然に切れていないか
   • 表の途中で1行だけ次のページに落ちているなど、中途半端なレイアウトになっていないかチェックします。
3. グリッド線（枠線）が表示されているか
   • 枠線がないと数字や文字が並んで見づらくなります。
   • ※表示させたい場合は、印刷設定メニューの「表示」枠にある「グリッド線を表示」にチェックを入れておきましょう。

まとめ

お疲れ様でした！

スプレッドシートの印刷やPDF化は、一度設定のコツさえ覚えてしまえば、二度と「レイアウト崩れ」で悩むことはなくなります。

特に「幅に合わせる」スケール設定と「行の固定」の2つを活用するだけで、上司や取引先にそのまま提出できる見やすい資料が一瞬で完成します。

業務効率化はもちろん、見た目の美しい資料作成のためにも、ぜひ今回の設定テクニックを日常業務で活用してみてくださいね！

「毎月、顧客リストやメンバー宛てに1件ずつメールをコピペして送る作業に疲れていませんか？」 「宛名や本文の入力ミス・誤送信が怖くて、毎回神経を使っている……」

そんな単純作業のストレスから今すぐ解放される方法があります！それが、GoogleスプレッドシートとGmailを連携させた「自動一括送信」です。

「プログラミング（GAS）が必要なんてハードルが高そう……」と構える必要はありません。 本記事では、コピー＆ペーストするだけでそのまま使える完成版コードをご用意しました。さらに、シート上に配置した「送信ボタン」をポチッと押すだけで一括送信が完了する仕組みまで、図解付きで分かりやすく解説します。

この設定を一度作っておけば、これまで数時間かかっていたメール送信作業がわずか1秒で終わるようになります。ぜひ最後まで読みながら、一緒に作成してみてください！

スプレッドシートからGmailを自動送信するメリットとは？

スプレッドシートとGmailを連携してメールを自動送信する最大のメリットは、「手作業によるミスの撲滅」と「圧倒的な時間の節約」です。

具体的には、以下のようなメリットがあります。

• 宛名や本文の入力ミス・誤送信（BCC漏れ等）を防げる
  1件ずつ宛先や宛名を手入力・コピペしていると、「〇〇様」の氏名を間違えたり、BCCに入れるべきアドレスを宛先に設定して情報漏洩を起こしたりするリスクがあります。スプレッドシートから送信すれば、リストのデータ通りに正確に送信されます。
• 数十〜 百通のメールが一瞬で完了する
  1通あたり2分かかっていた送信作業も、一括送信ならボタンを押すだけの数秒で終わります。30人に送る場合、約1時間の作業がわずか数秒に短縮されます。
• 送信履歴（ステータス）が自動で記録される
  「誰にいつ送ったか」がスプレッドシート上にタイムスタンプとして残るため、「送信漏れ」や「二重送信」を防ぐことができます。
• 外部の有料メルマガツールを使わずに「完全無料」で実現できる
  専用のメール配信システムを契約すると月額コストがかかりますが、Google標準機能（GAS）を使えば、完全無料で同じような一括配信の仕組みが作れます。

【準備】送信用スプレッドシートの作成

それでは早速スプレッドシートを作成していきます。スプレッドシートには、以下の6つの項目（列）を用意します。1行目をヘッダー（見出し）とし、2行目以降に実際のデータを入力していきます。

1. A列：ステータス（自動更新）
   • 送信前は「空欄」にしておきます。プログラムが実行されると、自動的に「送信完了」と書き込まれます。
   • ※二重送信を防ぐため、「送信完了」と書かれている行はスキップする仕組みにします。
2. B列：送信日時（自動更新）
   • メールが送信された正確な日付と時間が自動入力されます。
3. C列：宛先メールアドレス
   • 送信先のメールアドレスを入力します。
4. D列：お名前
   • メール本文や宛名に差し出す「〇〇 様」の名前を入力します。
5. E列：件名
   • 送信するメールの件名を指定します。
6. F列：本文
   • 送信するメール本文を入力します。本文内に個別の宛名や固有の情報を差し込みたい場合は、定型文として作成しておきます。

💡 ワンポイントアドバイス
本文が長い場合は、シート上に直接書く以外にも「Gmailの「下書き」をテンプレートとして読み込む」高度な方法もありますが、まずは一番シンプルな「シート上のテキストをそのまま送る方法」から試してみましょう！

【コピペOK】GAS（Google Apps Script）のコードを設定する

① 「拡張機能」＞「Apps Script」の開き方

スプレッドシートの準備ができたら、メールを送信するためのプログラム（GAS）を設定していきます。

1. スプレッドシートの上部メニューにある「拡張機能」をクリックします。
2. 表示されたメニューから「Apps Script」を選択します。
3. 新しいタブで「無題のプロジェクト」という黒・黄色の画面（エディタ画面）が開きます。

💡 コツ
画面左上の「無題のプロジェクト」という文字をクリックして、「Gmail一括送信」など分かりやすい名前に変更しておくと後から管理しやすくなります。「Apps Script」の画面でも同じように分かりやすい名前を付けましょう。

② 汎用コピペ用コード（コピペするだけのコード枠）

エディタ画面に最初から書いてある「 function myFunction() { … } 」というコードをすべて消去します。

以下のコードをそのままコピペしてください。

function sendEmails() {
  // 1. アクティブなシートを取得
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  
  // 2. シートの全データを取得（1行目はヘッダーなので2行目から処理）
  const startRow = 2;
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  
  // データが存在しない場合は処理を終了
  if (lastRow < startRow) {
    Browser.msgBox("送信対象のデータがありません。");
    return;
  }
  
  // A2からF列の最終行までのデータを取得
  const dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, lastRow - startRow + 1, 6);
  const data = dataRange.getValues();
  
  let sendCount = 0; // 送信件数のカウント

  // 3. 1行ずつループ処理
  for (let i = 0; i < data.length; i++) {
    const row = data[i];
    const status = row[0];       // A列：ステータス
    const email = row[2];        // C列：宛先メールアドレス
    const name = row[3];         // D列：お名前
    const subject = row[4];      // E列：件名
    const body = row[5];         // F列：本文
    
    // すでに「送信完了」になっている行、またはメールアドレスが空欄の行はスキップ
    if (status === "送信完了" || !email) {
      continue;
    }
    
    try {
      // 4. Gmailでメール送信
      GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
      
      // 5. 送信成功後、シートのA列とB列を更新
      const currentRow = startRow + i;
      sheet.getRange(currentRow, 1).setValue("送信完了"); // A列にステータス記入
      sheet.getRange(currentRow, 2).setValue(new Date());   // B列に現在日時記入
      
      sendCount++;
    } catch (error) {
      // エラーが発生した場合はA列にエラー内容を記録
      const currentRow = startRow + i;
      sheet.getRange(currentRow, 1).setValue("エラー: " + error.message);
    }
  }
  
  // 6. 完了メッセージの表示
  Browser.msgBox(sendCount + "件のメール送信が完了しました！");
}

貼り付けが完了したら、画面上部にある「フロッピーディスクのアイコン（保存）」をクリックして保存してください。

③ コード内で変更が必要なポイントの解説

今回提供したコードは、先ほど作成したスプレッドシートの列配置（A列〜F列）と完全に連動しています。

基本的にそのままで動作しますが、もしご自身で列の順番や項目を変更したい場合は、以下の箇所を調整してください。

• 列の位置（インデックス番号）について
  コード内の row[0] や row[2] という数字は、シートの列を表しています。プログラムの世界では「1番目＝0」とカウントするため注意してください。
  • row[0] ＝ 1番目の列（A列：ステータス）
  • row[2] ＝ 3番目の列（C列：メールアドレス）
  • row[3] ＝ 4番目の列（D列：お名前）
  • row[4] ＝ 5番目の列（E列：件名）
  • row[5] ＝ 6番目の列（F列：本文）
• 二重送信防止の仕組み（ここが安心ポイント！）
  コード内にある if (status === "送信完了" || !email) の部分で、すでに「送信完了」と書かれている行を判定しています。
  誤ってボタンを2回押してしまっても、同じ人に何度も同じメールが届く心配はありません。
• 送信制限対策
  一度に何百件も送信してGoogleのAPI制限エラーにならないよう、1通送るごとにシートへ「送信完了」と日時をリアルタイム書き込みする仕様にしています。

初回実行時の「アクセス承認（権限許可）」の手順

コードの保存ができたら、一度テスト実行をして「アクセス承認」を行います。

GASからGmailやスプレッドシートを操作するためには、初回のみ「このプログラムが自分のアカウントを操作することを許可する」という承認作業が必要です。

アクセス承認のステップ

エディタ上部の実行ボタン（三角形のアイコン）の横が `sendEmails` になっていることを確認し、「実行」をクリックします。

「承認が必要です」というポップアップが表示されるので、「権限を確認」をクリックします。

アカウント選択画面が出たら、ご自身のGoogleアカウントを選択します。 （表示されない場合があります）

【注意】「Google によるこのアプリの確認は完了していません」という警告画面が表示されます。びっくりするかもしれませんが、自分で作成したプログラムなので安全です。

画面左下にある「詳細」をクリックします。

下部に表示される「Gmail一括送信（安全ではないページ）に移動」をクリックします。

「Gmail一括送信がGoogleアカウントへのアクセスを求めています」と表示されますので、まずは情報選択部分で「すべて選択」にチェックを入れます。チェックが入ったら画面を下にスクロールします。

「続行」ボタンをクリックします。

実行ログに「実行開始」「実行完了」と表示されれば、承認作業は無事完了です！

💡 なぜ警告が出るの？

未認証の自作プログラムを実行しようとすると、Googleのセキュリティ機能によってこの警告画面が表示されます。ご自身で作ったコードであれば危険はありませんので、安心して上記の手順で進めてください。

「実行完了」が表示されない場合

「実行完了」がなかなか表示されない場合は、まず最初に、先ほど編集していたスプレッドシートの画面に切り替えてください。このような感じで送信完了確認画面が表示されたら、「OK」ボタンを押します。すると「Apps Script」の画面に「実行完了」が表示されます。

⚠️ テスト実行時の注意点

スプレッドシートの「宛先メールアドレス（C列）」には、必ずご自身のメールアドレスを入力してからテスト実行を行ってください。存在しないダミーアドレスのままだと、送信処理が停止したりエラーの原因になります。

シート上に「一括送信ボタン」を作成・設置する

アクセス承認が終わったら、仕上げとしてスプレッドシート上に「送信ボタン」を作成します。これを作っておけば、次回からはボタンを押すだけでいつでも一括送信ができるようになります。

STEP 1：ボタンの見た目を作成する

スプレッドシートの上部メニューから「挿入」＞「描画」をクリックします。

描画画面が開いたら、ツールバーから「図形（四角形や角丸四角形）」を選び、シート上にボタンとなる図形を描きます。

図形の中に「メール一括送信」などのテキストを入力し、背景色や文字色を整えて「保存して閉じる」をクリックします。 全体のサイズなどは後で調整出来ますので、気にせず作成してください。

シート上にボタン画像が配置されました。

STEP 2：ボタンにスクリプトを割り当てる

シート上に配置されたボタンに表示される右上「⋮（3つの点）」アイコンをクリックします。

メニューから「スクリプトを割り当て」を選択します。

入力枠が表示されるので、先ほど作成した関数名である`sendEmails`と入力し、「確定」をクリックします。

これで設定はすべて完了です！ ボタンをクリックすると、裏でプログラムが起動し、自動的にメールが一括送信されるようになります。

【動作確認】実際にボタンを押して自動送信してみよう！

すべての設定とボタンの作成が終わったら、いよいよ実際に動作確認を行ってみましょう！

STEP 1：テスト用データの準備

まずは確実にメールを受信できるよう、自分あてのアドレスでテストを行います。

スプレッドシートの C列（宛先メールアドレス） に、ご自身のメールアドレス（普段使っているGmailなど）を入力します。

A列（ステータス） と B列（送信日時） が「空欄」になっていることを確認します。
※A列に「送信完了」と入っていると、プログラムがスキップしてしまうため必ず消しておきます。

⚠️ 注意！
「example@test.com」 などの存在しないダミーアドレスが入ったままだと、送信処理が終わらず画面が「実行開始」のまま固まってしまう原因になります。必ず実在するご自身のアドレスに変更してください。

STEP 2：設置したボタンを押す

スプレッドシート上に作成した「メール一括送信」ボタンをポチッと1回クリックします。

• クリックすると、シート上部に「スクリプトを実行しています…」と一瞬表示されます。
• 数秒待つと、「〇件のメール送信が完了しました！」というポップアップが表示されます。

STEP 3：送信結果の確認

送信が完了したら、以下の2点を確認しましょう。

1. スプレッドシートの確認
   • A列に「送信完了」
   • B列に「送信された日時（年/月/日 時間）」
     が自動で書き込まれていれば、シート側の処理は成功です。
2. 受信トレイの確認
   • 設定したメールアドレスの受信トレイを開き、件名や本文（お名前など）が正しく差し込まれたメールが届いているか確認します。

これで、ボタン一発でGmailを一括自動送信する仕組みの完成です！

よくある質問・注意点（送信上限など）

Q1. 1日に何通まで送信できますか？（送信上限について）

Google Apps Script（GAS）を使ったメール送信には、アカウントの種類ごとに1日あたりの送信上限が決められています。

※この上限は24時間ごとにリセットされます。100通を超える大量送信を行いたい場合は、数日に分けて送るか、Google Workspaceアカウントの利用をご検討ください。

Q2. ボタンを押しても「実行開始」のまま画面が止まってしまいます

処理が途中で止まってしまう場合、以下の原因が考えられます。

• C列に実在しないメールアドレスが入っている
  通信エラー待ちでフリーズするため、実在する正しいアドレスか確認してください。
• データが入っていない余計な「空行」が残っている
  スプレッドシートの下部にデータのない空行が大量にある場合、全行を読み込もうとして時間がかかります。使っていない行は削除しておきましょう。

Q3. 同じ人に2重で送信されてしまう心配はありませんか？

今回のプログラムには、A列が「送信完了」になっている行を自動で読み飛ばす（スキップする）処理が組み込まれています。そのため、誤ってボタンを2回押してしまっても、同じ人に何度もメールが届く心配はありません。

新しく送信したい場合は、追加した行のA列を「空欄」にした状態でボタンを押せば、未送信のデータだけに送信されます。

まとめ

お疲れ様でした！

今回ご紹介した「スプレッドシート×Gmailの自動一括送信」を導入することで、これまで時間を取られていたメール送信作業が劇的に効率化されたはずです。

一度この仕組みを作ってしまえば、今後はリストを更新してボタンを一発押すだけで正確なメールを届けることができます。宛名間違いや送信漏れの心配もありません。

今回作成したGASコードは、下書き作成や日時指定送信など、用途に合わせてさらにカスタマイズすることも可能です。「もっと業務を自動化したい」「Google Workspaceを使いこなしたい」という方は、ぜひ他のGAS活用記事も参考にしてみてください！

GeminiがGoogleスプレッドシートで無料で使える？！

「Excel作業に課題を感じている方」「AIをもっと身近に活用したい方」、そして「通常のGoogle WorkspaceでのGemini利用は有料だと諦めていた方」へ朗報です。

本記事では、Google Workspace Labを利用して、GoogleスプレッドシートでGeminiを無料で使う最新の方法を詳しく解説します。無料でAIを試したい方、Googleスプレッドシートをもっと便利に使いたい方は必見です。本記事を読むことで、無料でGeminiをスプレッドシートで活用し、業務効率を大幅に向上させる具体的な方法を習得できます。Googleスプレッドシートがもっと賢くなる！？Gemini連携による具体的なメリットを、ぜひご自身の目でご確認ください。

スプレッドシートとGemini連携の概要

Geminiとは

すでにご存じの方も多いと思いますが、Gemini（ジェミニ）とは、Googleが開発した大規模AIモデル（生成AI）です。文章生成、画像認識、コード作成など多用途に対応する多機能なAIで、ChatGPTのような対話型AIとしても使われています。

連携させるメリット

では、スプレッドシートとGeminiを連携させると何が出来るようになるのでしょうか？

以下にご紹介するのが、主に利用出来る機能になります。

• データの要約：表の内容を読み取り、自動で要約。
• グラフ作成の提案：適切なグラフの種類や分析方法を提示。
• 自然言語で関数入力：たとえば「この列の平均を出して」と入力すると、=AVERAGE(B2:B100)のように自動変換してくれます。
• データ分析・解釈：トレンドや異常値を指摘し、理由を解説。
• 自動入力補助：繰り返しデータやパターンを予測して入力を補完。

Google Workspace Labの概要

Google Workspace Labとは、「試験的な機能を無料で試せるプログラム」になります。

ここでは、スプレッドシートでの使い方についてご紹介させて頂きますが、実際には以下のソフトで利用することが出来ます。

• Gmail Google ドキュメント
• Google ドライブ
• Google スプレッドシート
• Google スライド
• Google Meet
• Google カレンダー
• Google Chat
• Google Vids
• Google フォーム
• Google Keep

Google Workspace Labに登録

それでは早速、Workspace Labに登録する方法を見ていきましょう。一般的には、ドキュメントやスプレッドシートを頻繁に利用しているアカウントに「招待」という形で連絡が来て登録するのですが、直接登録画面から申し込むことが出来ます。

Google Workspace Labs への参加

上記リンク先にある「Google Workspace Labへの参加」画面にアクセスします。

画面を下にスクロールすると、「Workspace Labs のプライバシーに関するお知らせ」と「利用規約」が表示されます。通常版にはない内容が含まれている場合がありますので、必ず確認して、同意の上、画面を下にスクロールしてください。念のため、以下に要約した内容を載せておきます。

Workspace Labs 概要と注意点（要約）

• Workspace Labsとは？
  GmailやGoogleドキュメントなどで生成AIの新機能を試せる「試験運用版」のサービス。
• 収集される情報
  入力内容・生成された内容・フィードバック・使用状況などの「Labsデータ」をGoogleが収集・利用。
  → プロダクトやAI技術の改善に使用されます。
• データの扱い
  • Googleアカウントと紐づけずに最大18か月保存。
  • 一部は人間のレビュアーが確認（最大4年間保存されることも）。
  • 機密情報や個人情報は入力しないでください。
• 注意点
  • 情報が不正確なことがあります。医療・法律・財務などの専門的な判断に使わないこと。
  • 利用にはGoogle利用規約が適用されます。
  • GoogleはLabsの変更・終了や利用停止の判断を行う権利があります。

「消費者の承認」が表示されますので、すべてにチェックを入れて「送信」をクリックします。注意点としては18歳以上でないと利用できないので、18歳未満の方は利用しないでください。

「完了しました。Workspace Labsをご利用いただけるようになりました。」と表示されれば登録は完了です。

スプレッドシートでGeminiを無料で使う手順

Geminiを起動

早速、スプレッドシートでGeminiを使っていきましょう。新規スプレッドシートを作成します。

画面右上にあるアイコンをクリックします。

サイドパネルが表示されました。赤い枠線の部分ではGeminiで出来ることを確認したり、サンプルの表を作成したりすることが出来ます。

ここではプロンプトから指示をして表を作成していきましょう。

表の作成

プロンプトの入力画面に以下のように入力してEnterキーを押してみます。

「イベントの在庫管理の表を作成したいです。在庫としてあるものは、バーベキューセット4、テーブル10、椅子40、ボール5、バット2、その他文房具は一般的に使用されるものが一通りそろっています。文房具の数は自分で入力します。」

表が作成されました。

挿入ボタンを押せば表がシートに挿入されます。

作成される表は、同じ言葉を入力してもその度に若干違ったりします。ベースとなる表が意図したものと違う場合は再度出力させることも出来ます。（ただし、以下の手順で変更していけば、意図した表に近づけることが可能です）

Geminiで表を整える

先ほどよりも少し詳しく指示を出してみます。ここではサイトバーで表を見ながら編集していきます。

「備品倉庫の管理表を作成したいと思います。備品にはバーベキュー用品やテーブル、机、板などがあります。また文房具も一般的なものがすべて揃っています。その他にも、ハロウィンに関連する備品やクリスマスで使用する備品があります。これらの備品の出し入れを管理したいと思います。いつ出していつ戻されたかを確認したいです。備品文房具、クリスマス、ハロウィンの備品は細かく分類してください。」

数量が表示されていなかったので、数量を追加します。

貸出状況がブール値になっていたので、チェックボックスに変更します。

ハロウィンとクリスマスの備品が少なかったので追加します。

誰が利用したのかを確認したいでの、利用者の列を作成します。

持ち出した数の確認もしたいので、持ち出し数の列を作成します。

このように作成された表に対して必要なことを追加しながら、体裁を整えることが出来ます。

左下にある「挿入」をクリックして、シートに表を挿入します。

上手く挿入されない場合はコピーをして貼り付けてください。

必要に応じて、備品名を変更・追加したり、種類をプルダウンリストにしたり、修正を加えながら表を完成させてください。

スプレッドシート × Gemini 活用事例集

データの分析

表を最も簡単に分析するなら、「このデータを分析」ボタンを使用します。

こちらをクリックするとGeminiが勝手に分析してくれます。

種類ごとに持ち出し日数や平均在庫数などを教えてくれます。

また示唆として、今後どのようなことに気を付けるべきかも示してくれます。

簡単な分析であればこれで十分と言える内容です。

もちろん個別に分析したいこともきちんと分析してくれます。

ここでは「種類ごとの平均貸出期間を教えてください」と質問しています。

また、返却日が入力されていない備品があることもきちんと認識しています。

数式の作成

数式を作成することも出来ます。平均貸出期間を計算する数式を訪ねると「=IF(AND(ISDATE(C2), ISDATE(D2)), D2-C2, “”)」と返ってきます。

この表自体が簡単なものなので、複雑な計算式ではありませんが、複雑な計算式も教えてくれます。

また画面左下の挿入ボタンをクリックすると、計算結果を挿入してくれます。

K列に貸出期間が表示されました。

このように分析したい内容に合わせて計算式を求めたり、表に結果を追加してください。

分析の内容自体をGeminiに尋ねる

そもそもデータ分析が得意ではなく、何を分析したら分からない方もいらっしゃると思います。そんな時はそれ自体をGeminiに尋ねてしまうことが出来ます。

「この表から分析出来ることは何ですか？」と質問すると、備品ごとの在庫状況や集計、貸出に関する分析など、この表から分析できることが表示されます。

この回答を見て、ご自身が必要だと思うことを分析するという方法も覚えておくと良いと思います。

提案書の作成

Geminiを使うと表の分析だけでなく、表を元に提案書を作成することも出来ます。

まず、「この表を元に、あらたな備品の購入を検討しています。何を購入したら良いか教えてください」と質問します。すると新たに何を購入するべきか、現在の状況を踏まえ、表付きで回答してくれます。

「この結果を元に提案書を作成してください」と質問すると、分析結果に基づいた提案書を作成してくれます。多少の修正は必要ですが、コピペすればすぐに活用することが出来ます。

【無料利用の注意点】Google Workspace Lab版Geminiの制約

有料化への注意

Workspace Labは試験的な機能であるため、将来的に有料化される可能性があります。

プロンプトの重要性

プロンプトは、AIモデルに指示を与えるための重要な要素です。効果的なプロンプトを作成することで、より正確で有用な結果を得ることができます。以下は、プロンプトを作成する際に考慮すべき点です。

• 具体的に記述する: プロンプトはできるだけ具体的に記述しましょう。あいまいな言葉や表現は、AIモデルが誤解する可能性があります。
• 明確な指示を与える: プロンプトは、AIモデルに対して何をさせたいかを明確に指示する必要があります。指示が不明確な場合、AIモデルは適切な結果を生成できない可能性があります。
• 関連する情報を提供する: プロンプトに関連する情報を提供することで、AIモデルはより適切な回答を生成することができます。例えば、文章を生成する際に、テーマやキーワード、必要な情報などを提供すると、AIモデルはより関連性の高い文章を生成することができます。

利用規約やプライバシーポリシーについて

Google Workspace Labsを使用するには利用規約の確認とプライバシーポリシーに同意する必要があります。以下のサイトで必ず確認してください。

• Google Workspace Labs のプライバシーに関するお知らせと個人アカウントの利用規約

その他の注意点

• サポート体制が通常版と異なる場合があります。
• 機能に制限がある場合があります。
• 誤った情報が出力される可能性があります。
• セキュリティに関して注意する必要があります。

まとめ

本記事では、Google Workspace Labを利用することで、GoogleスプレッドシートでGeminiを無料で活用する方法を詳しく解説しました。

Gemini連携でスプレッドシートが劇的に進化

これまで有料だと思われていたGeminiの機能を、Google Workspace Labという「試験的な機能を無料で試せるプログラム」を通じて体験できるのは大きなメリットです。スプレッドシートとGeminiを連携させることで、以下のようなAIによる強力なサポートを無料で受けられます。

• データの要約やグラフ作成の提案
• 自然言語での関数入力
• データ分析・解釈
• 自動入力補助

これにより、日々のExcel作業に課題を感じている方や、AIをもっと身近に活用したいと考えている方にとって、業務効率を大幅に向上させる可能性を秘めています。

無料利用の注意点と今後の展望

ただし、Google Workspace Labは試験的な機能であるため、将来的に有料化される可能性や、サポート体制、機能制限、誤った情報が出力される可能性などの注意点があることもお伝えしました。特に、機密情報や個人情報の入力は避けるようにしてください。

プロンプトの質が結果に大きく影響するため、具体的で明確な指示を出すことが、Geminiを使いこなす上で重要になります。

Google Workspace Labを通じて、無料でGeminiをスプレッドシートで活用し、AIがもたらす可能性をぜひご自身の業務で実感してみてください。この機会に、AIを活用した新しい働き方への第一歩を踏み出してみませんか？

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

「売上データやタスクを追加するたび、関数の範囲を =SUM(E2:E15) から =SUM(E2:E16) へと手動で直していませんか？」 「新しい行を挿入したら、せっかく設定したドロップダウンや背景色が引き継がれずに真っ白になってしまった……」

そんなスプレッドシートの「めんどくさい」を一発で解決する新機能「テーブル機能」が遂に登場しました！

テーブル機能を使えば、データを入力するだけで表の範囲が自動で広がり、色や数式、チェックボックスも自動で次の行に引き継がれます。さらに、セル番地を使わずに計算できる驚きの新ルール「構造化参照」まで一挙に使えるようになります。

この記事では、テーブルの作り方から、スマートチップを駆使した最新の型設定、そして実務効率を劇的に跳ね上げる構造化参照の活用法まで、画面写真付きでどこよりも分かりやすく解説します！

テーブルを作成する

@を入力して作成する

セルに「@」を入力するとメニューが表示されます。コンポーネントにある「表」をクリックします。

画面右側に「表」のガイド画面が表示されますので、好みのテンプレートを選択します。テンプレートには以下のテーマが用意されています。

• 注目
• イベント企画
• 顧客対応
• プロジェクト管理
• 旅行日程表
• プロダクトのロードマップ
• 在庫管理
• 求人
• チームプランナー
• マーケティング

テンプレートの詳細を確認するには、各項目にマウスを乗せます。

例として、「イベント企画」⇒「イベントのタスク」にマウスを乗せるとこのようなテンプレートが表示されます。表示されたテンプレートを使用する場合には、項目の横に表示されている「挿入」をクリックします。

シートに「イベントのタスク」用のテンプレートが挿入されました。デザイン性もあり、背景色も使用しているので、とても見やすい表になっています。

挿入から作成する

メニューバーから「表」を作成することも可能です。「挿入」⇒「表」をクリックします。

画面右側に表のガイドが表示されますので、テンプレートを選択します。

右クリックから作成する

任意のセルで右クリックします。メニューが表示されますので、「表」をクリックします。先ほどと同じように「表のガイド」が表示されますので、テンプレートを選択します。

表のカスタマイズ

最初に「表のカスタマイズ」の方法についてみていきましょう。表の左上にある「イベントのタスク」と書かれた脇にある下向きの矢印をクリックするとカスタマイズメニューが表示されます。

テーブル名を変更

メニューから「テーブル名を変更」をクリックすると、テーブル名の部分が選択されて、好きなテーブル名に変更できるようになります。テーブル名の変更はメニューからだけでなく、テーブル名の部分をダブルクリックしても変更することが可能です。

表の範囲を調整

メニューから「表の範囲を調整」をクリックすると、「データ範囲の選択」が表示されます。ボックス内に直接範囲を入力しても良いですし、ポインターで範囲を選択しても構いません。

なお、ここで言う「データ範囲の選択」は実質的に「列」のことを示していると考えて良いでしょう。テンプレートでは行が15行までになっていますので、選択する場合は15行以下しか選択することが出来ません。「テーブル機能」を使ってタスク管理を行う場合で、15行以下というケースは少ないのではと思われます。

さらに行を増やしたい場合は、画面一番下にある「一番下に○○行追加」の所で、必要な行数を入力して追加してください。

交互の背景色をオフ

メニューから「交互の背景色をオフ」をクリックすると、背景色が表示されなくなります。個人的には背景色はあった方が見やすいと思うので、特に操作する必要はないかと思います。

表の色をカスタマイズする

メニューから「表の色をカスタマイズする」をクリックすると、8色のカラーが表示されます。好みの色を選択すると、表の色が変わります。

より詳細な色指定を行いたい場合は、「カスタム」をクリックしてください。カラーコードやカラーパレットから表の色を選択することが出来ます。

表示形式でないデータに戻す

メニューから「表示形式でないデータに戻す」をクリックすると、テーブル機能が解除されたデータが残ります。

列の型を編集する

テキスト

見出しのセル内にある下向きの矢印をクリックすると、メニューが表示されます。一番最初にある「列の型を編集する」をクリックします。複数の項目が表示されますので、適した項目を選択してください。

テンプレートでは、「タスク」という見出しの列は「テキスト」が選択されています。この列は単純にテキストを入力することが出来るようになっています。

数値

「数値」を選択すると、さらに「数値」、「パーセント」、「通貨」を選択することが出来ます。ここでは例として、「通貨」を選択してみましょう。

列の型を選択すると、その列のすべてのセルに、型が適用されます。地域を日本に選択していれば、自動で通貨は「￥」表示となります。（小数点2桁まで表示されますので、必要に応じて調整してください。）

日付

「日付」を選択すると、「日付」、「日時」、「時間」の3つから選択することが出来ます。「日時」を選択してみましょう。

すべてのセルに「日時」が挿入されました。A2のセルをダブルクリックしてみます。

カレンダーが表示されますので、簡単に日付を選択することが出来ます。但し、時間は手動で入力する必要があるので、少し手間がかかります。

プルダウン

「プルダウン」を選択すると、「プルダウンリスト」が挿入されます。

すべての列にプルダウンリストが挿入されました。右側に表示された「データの入力規制」内を編集してプルダウンリストを完成させます。

プルダウンリストの詳しい使い方については、以下の記事をご参考にしてください。

• Google スプレッドシート プルダウンリストの作成方法

チェックボックス

「チェックボックス」をクリックして、チェックボックスを挿入します。

列内にチェックボックスが挿入されました。チェックボックスは、イベント管理や在庫管理などで、使用頻度の高いツールの一つです。

スマートチップ

ユーザー

スマートチップから「ユーザー」をクリックします。

列全体に、「名前」が表示されました。「名前」をクリックすると、メールのやり取りがあるユーザー等が表示されますので、選択してください。

ファイル

スマートチップから「ファイル」をクリックします。列全体に「ファイル」というプレースホルダが表示されました。

「ファイル」と書かれた部分をクリックすると、ドキュメントやスプレッドシートのファイルを選択することが出来るようになります。

ファイナンス

スマートチップから「ファイナンス」をクリックします。列全体に「金融」というプレースホルダが表示されました。

「金融」の部分をクリックして、Google（Alphabet）の証券コード（GOOG）を入力します。幾つかの候補が表示されますので、ここでは一番上の「Alphabet Inc Class C」をクリックします。

「GOOG」と入力された場所に、マウスを乗せると、現在の価格と時価総額が表示されます。また下にある斜め上に向いている矢印のアイコンをクリックすると、さらに詳しい情報を確認することが出来ます。

地図

スマートチップから「地図」をクリックします。列全体に「場所」というプレースホルダが表示されました。

セル内にキーワードを入力すると、場所の候補が表示されます。例として「tokyo」と入力してみると、関連する様々な場所が表示されました。「Tokyo Tower」を選択してみます。

入力された「Tokyo Tower」にマウスを乗せると、Googleマップで「Tokyo Tower」の場所が表示されるようになりました。

評価

スマートチップから「評価」をクリックします。列全体に☆5つのレィテイングが表示されました。

星の部分をクリックすると、☆０から☆５つまで6段階の評価を付けることが出来ます。

Sort & Filter column

見出しのセル内にある下向きの矢印をクリックすると、メニューが表示されます。メニュー内に「Sort column」と「Filter column」の2つがあります。何故か英語のままですが、単純に「並び替え」と「フィルター」を意味しています。

列を並べ替え

「Sort column（列を並べ替え）」は並び替えなので、「A to Z」、または「Z to A」で並び替える時に使用します。

列をフィルタ

「Filter column（列をフィルタ）」をクリックすると、見慣れたフィルターのメニューが表示されます。こちらでも並び替えが出来ますので、実際に使用するときは、「Filter column」を使用すると良いでしょう。

自動拡張機能

スプレッドシートの「テーブル機能」には、「自動拡張機能」が備わっています。画像のように、テーブルの外に「フィードバック」というタスクを追加してみましょう。

するとこのように、新たなタスクが枠線内に自動で追加されます。その際に、他の列に設定されている「列の型」や「数式」も自動で追加されるので、とても便利です。

構造化参照

構造化参照の使い方

「テーブル機能」の導入に伴い、新たな機能として追加されたのが、「構造化参照」です。エクセルに詳しい方であれば、ご存知の方も多いかと思われます。

スプレッドシートでの「構造化参照」とは、簡単に言うと「テーブル名と列名の組み合わせ」になります。

ここでは例として8月の売上金額の合計を求める方法について考えます。一般的にはSUM関数を使ってセルの範囲を選択すれば合計値を簡単に計算することが出来ます。

もちろんこの方法でも良いのですが、問題は「行」が増えた時にその都度セルの範囲を指定し直さなくてはならいということです。

この問題を解決してくれるのが、「構造化参照」になります。具体的に見ていきましょう。

セルG4にSUM関数の計算式を入力します。構造化参照の計算式は、「テーブル名[見出し]」になりますので、「=SUM（」の後にテーブル名を入力します。

テーブル名が、「Sales202408」になっていますので、「=SUM（Sa」と入力すると、いくつかの候補が表示されます。8月の売上金額の合計を求めたいので、「Sales202408[合計]」をクリックします。

テーブルの選択範囲がオレンジ色で表示されますので、間違いがなければEnterキーを押します。この時点で合計金額を確認することが出来ます。

無事に合計金額が表示されました。

構造化参照とSUM関数

改めて「構造化参照」と「SUM関数」の違いについてみてみましょう。セルＩ５にＥ２からＥ１５までを選択したSUM関数「=SUM(E2:E15)」を入力してみます。当然計算結果は「\20,7100」になります。

新たに売り上げを追加した場合はどうでしょう。15行目にジャケットの売り上げ1万円を追加してみます。「構造化参照」も「SUM関数」もどちらも1万円が追加されています。

それではさらに「自動拡張機能」を使って16行目に売り上げを追加してみます。すると「構造化参照」には15800円が追加された金額が表示されていますが、「SUM関数」では金額に変化がありません。

当然と言えば当然ですが、「SUM関数」が指定している範囲が「=SUM(E2:E15)」と15行目までなので、新たに追加された16行目の売り上げは追加されません。

「構造化参照」はこのように指定した列の行が追加されてもテーブル内であればすべての行の数字を合計してくれます。

データの抽出

テーブルで作成したデータを抽出したい場合は以下のように記述します。

={テーブル名[列名]}

新しいシートに先ほど作成したテーブルからデータを抽出してみましょう。「={Sa」と入力すると候補が表示されます。

列ごとに抽出することも出来ますが、ここでは全体を抽出してみます。「Sales202408[#ALL]」を選択します。選択した後に、「}」を記述するのを忘れないで下さい。

このようにテーブルのすべてのデータを抽出することが出来ました。

テーブル内での構造化参照

テーブル内での構造化参照についてもみてみましょう。「合計」の列に、売り上げを入力したい場合は、セルE2に「金額」と「個数」を掛けた数式、「=C2*D2」を入力して数式をテーブルの最後までコピーアンドペーストすれば各行の合計金額が表示されます。

実際に入力してみると、このようになると思います。この表のように、行が16行しかない場合はこの方法でも良いのですが、行がもっと増えた場合（100行とか200行）は選択範囲を指定するのは少し面倒になります。

このような状況で活躍するのが、「構造化参照」になります。

セルE2に、表の「金額」と「個数」を掛けた数式、「=Sales202408[金額]*Sales202408[個数]」を入力します。入力が出来たらEnterキーを押します。

「自動入力の候補を表示」というメッセージが表示されますので、チェックマークをクリックします。

列全体に計算結果が表示されました。またセルE3を見て頂くと分かるのですが、数式が「=Sales202408[金額]*Sales202408[個数]」と表示されています。

「=C2*D2」をコピーアンドペーストした場合は、「=C3*D3」と表示されるはずですので、この数式を見れば、構造化参照が正しく適用されていることを確認することが出来ます。

ビューの作成

グループ化ビューを作成

スプレッドシートの「テーブル機能」の便利なものの一つに、「ビューの作成」があります。表の名前の隣にある電卓のようなアイコンをクリックするとビューの作成メニューが表示されます。まずは一番上にある「グループ化ビューを作成」から各列名を選択します。

「日付」を選択すると、日付ごとに区切りが挿入されて、その日の売り上げを視覚的に分かりやすく認識出来るようになります。

「商品」を選択すると、商品名ごとに区切りが挿入されます。

なお、「グループ化ビュー」は各列にあるプルダウンメニューから「グループ化の列」をクリックしても同じ画面を表示させることが出来ます。

フィルタビューを作成

「フィルタビューを作成」をクリックしてみましょう。

各列の見出しにフィルタが設定されました。フィルタをクリックするとフィルタメニューが表示されます。

なおフィルタ機能も通常の表の見出しの脇の下向きの矢印をクリックすると表示されるメニューから、「Filter column」をクリックしても同じフィルタメニューが表示されます。

ビューの問題点

とても便利な「グループ化」ですが、残念なことに「集計機能」がありません。先ほどの表を日付でグループ化した時に、日付ごとの売り上げが表示されていません。（日付ごとの売り上げの合計が表示されれば、さらに便利になるのですが、）

またそれぞれの日付の所に数式を入れようにも、区切り線のようなものなので、入れることも出来ません。この辺りは今後のアップデートに期待したいところです。

まとめ

お疲れ様でした！新機能「テーブル」の凄さと、進化したデータ管理の世界を実感していただけたでしょうか？

これまでは「関数が壊れないように、数式の範囲（E2:E15など）をいつも気にしながら恐る恐るデータを追加していた……」という方も、これからはテーブルにデータをポンと放り込むだけで、スプレッドシート側がすべてを自動で処理してくれます。

最後に、テーブル機能を使いこなすための「3つの大原則」を振り返っておきましょう。

1. データ管理をするときは、まず「@」や右クリックから「表」に変換する
2. 列ごとに「日付」「通貨」「スマートチップ」などの『型』をしっかり決める
3. 合計や計算は、行が増えても壊れない『構造化参照（列名での指定）』を使う

現時点では「グループ化ビューに集計機能がない」といった今後の進化が楽しみな部分もありますが、それを差し引いても、データ管理の効率は従来の数倍に跳ね上がります。ぜひ今すぐ手元のシートを「テーブル」に変身させて、快適でスマートなスプレッドシートライフをスタートさせてくださいね！

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

「『完了』と打つつもりが『かんりょう』のまま確定してしまった……」 「メンバーによって『未着手』『未対応』とバラバラに入力されて、データの集計がうまくいかない」

スプレッドシートでタスク管理や売上管理をしているとき、こんな入力ミスや表記ゆれに悩まされていませんか？

そんな問題を一発で解決するのが「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」です。 リストからマウスで選ぶだけで入力が終わり、さらに項目ごとに「色」をつければ、進捗状況がひと目でわかる美しいシートが完成します。

実は、現在のスプレッドシートは「@」を入力するだけで一瞬でプルダウンが作れるなど、驚くほど進化しています。この記事では、初心者でも迷わない4つの作成ルートから、色分け、複数セルへの一括コピー、そして実務で差がつく応用テクニックまで徹底解説します！

プルダウンリストを作成する

スプレッドシートで「プルダウンリスト」を作成する方法は幾つかあります。どれが正解ということはありませんので、ご自身の最も使いやすい方法で作成してみてください。

なおプルダウンリストは、ドロップダウンリストと表記される場合もあります。

@を入力して作成する

プルダウンリストを作成するセルを選択します。ここでは「B3」のセルを選択します。

セル内に「@」を入力するとメニューが表示されます。メニューを下にスクロールするとコンポーネントに「プルダウン」が表示されていますので、こちらをクリックします。

新しいプルダウンを作成するか、プリセットされたプルダウンから選択することが出来ます。新しいプルダウンを選択すると、すべての項目をご自身で指定することが可能です。

プリセットのプルダウンメニューでは、マウスを乗せると項目の詳細が表示されます。必要に応じて選択してください。ここではプリセットのプルダウンから「プロジェクトのステータス」を選択します。

画面右側に編集画面が表示されました。

挿入から作成する

メニューバーからプルダウンリストを作成してみましょう。メニューバーにある「挿入」から「プルダウン」をクリックします。

プルダウンリストが作成されました。但し、先ほどの「@」の時のような「プリセット」は表示されていませんので、項目名やカラーをご自身で指定する必要があります。

データの入力規則から作成する

メニューバーの「データ」から「データの入力規則」をクリックします。

画面右側に編集画面が表示されますので、「ルールを追加」をクリックします。

プルダウンリストが作成されました。

右クリックから作成する

プルダウンリストを挿入したいセルを選択した状態で「右クリック」します。メニュー内にある「プルダウン」をクリックします。

プルダウンリストが作成されました。

プルダウンリストの追加と削除

リストを追加するには、「別のアイテムを追加」をクリックします。

リストが追加されました。リストを削除するには項目名の横にある「ゴミ箱アイコン」をクリックします。

項目のカラー変更

各項目のカラーを変更するには、丸い色の付いている部分をクリックします。代表的なカラーリストが表示されますので、好みの色を選択してください。「カスタマイズ」をクリックするとカラーコードから詳細な色を指定することも出来ます。

項目の並び替え

表示する項目の順番を並び替えることが出来ます。項目の最初にある6点リーダーをドラッグすることにより、好きな場所へ移動することが出来ます。

ここでは「開始前」を下に移動させてみました。

複数のセルに作成する

連続するセルに作成する

プルダウンリストを複数のセルに作成する方法をみていきましょう。基本的な手順は先ほど紹介した4つの方法のどれでも同じです。ここでは例として「@」を使った方法でご説明させて頂きます。

まずは複数のセルを選択します。画像では「B３」から「B９」のセルを選択しています。

「@」を入力するとメニューが表示されますので、「プルダウン」をクリックします。

プリセットのプルダウンから「プロジェクトのステータス」をクリックします。

選択したすべてのセルにプルダウンリストが作成されました。

離れた複数のセルに同時に作成する（Ctrlキーの活用）

離れた複数のセルに作成する方法をみてみましょう。操作は簡単で、それぞれ３つの場所をCtrlキーを押しながら選択するだけです。これ以降の操作は先ほどご紹介した「@」を入力する手順で行ってください。

無事、離れた複数のセルにプルダウンリストを作成することが出来ました。

コピー＆ペーストで作成する

単純ですが、プルダウンリストを作成したセルをコピーして貼り付けて作成します。スプレッドシートの場合は、コピーしたいセルの右下の角にマウスを近づけると、ポインターが十字に変わる場所があります。その十字をペーストしたいセルの場所までドラッグすれば、プルダウンリストが貼り付けられます。

もちろん、セルをコピーして他のセルに貼り付けても構いません。連続した複数の箇所に貼り付ける場合は、こちらの方法が良いかもしれません。

範囲からドロップダウンを作成する方法

最後に実務で超絶に多用される「範囲からドロップダウン」という方法について説明します。まずは「社員リスト」のシートを作成します。ここでは分かりやすくするため、名前だけが書かれたシートを用意します。

次に別のシートに売上管理表のようなものを作成します。この表では誰が何を販売したのかがわかるようになっています。この販売者を選択するプルダウンリストを作成します。

まずはセルB2を選択して右クリックから「プルダウン」を選択します。（または、上部メニューの「データ」→「データの入力規則」→「ルールを追加」でもOKです）

画面右側に「データの入力規則」が表示されますので、「条件」の「プルダウン」をクリックします。

メニューが表示されますので、「プルダウン（範囲内）」をクリックします。

次に範囲を指定します。「田」のような形をしたデータ範囲を選択するアイコンをクリックします。

ポップアップが表示され、「データ範囲の選択」画面が表示されます。ボックス内をクリックして、選択範囲を指定します。

先ほど作成した「社員リスト」のシートに戻り、「名前」の範囲を選択します。最後にポップアップボックスにある「OK」をクリックします。

先ほどのシートに戻ると、プルダウンリストに社員名が表示されています。

セルをクリックすると、プルダウンリストから社員名を選択できるようになりました。最後にデータの入力規則にある「完了」をクリックしてください。

この方法であればいちいち社員名を手動で入力する手間が省けてとても便利に使うことができます。

神すぎるテクニック

① 範囲の下を「あえて空欄」にしておく（行の無限指定）

データ範囲を選択するとき、A2:A10 のように最後を指定してしまうと、11行目に新しい商品や社員が追加されたときにドロップダウンに反映されません。

そこで、範囲の指定を A2:A と、お尻の数字を消して指定してみてください。 こうすると、「A2セルから、A列の一番下の行までずっと」という意味になり、今後リストの下に新しいデータが何百行追加されても、自動でドロップダウンの選択肢に加わるようになります（途中の空欄はドロップダウン側で自動的に詰めて綺麗に表示してくれます）。

② 「一瞬で全セルに一括コピー」する裏ワザ

1つのセルに「範囲からドロップダウン」を設定したら、あとはそのセルの右下にある四角い点（フィルハンドル）を下にドラッグするか、セルをコピーして、適用したい範囲を選択して Ctrl + V（貼り付け）するだけで、何百行でも一瞬で同じ設定のドロップダウンを配置できます。

注意点

元データの「並び順」がそのまま表示される 「範囲からドロップダウン」は、指定した範囲に書かれている順番の通りにリストが表示されます。もし選択肢を「五十音順」や「コード順」に並べたい場合は、元となるリスト側のシートで並べ替え（ソルト）を実行しておきましょう。

色を変えたいときは？ 「範囲からドロップダウン」にすると、色を設定する丸いアイコンが消えて、最初はすべてグレーの背景色になります。もし特定の文字（例：「鈴木」さんだけ黄色、など）に色をつけたい場合は、右側の編集画面で個別に色を指定し直すことができます。

マスターが教える「一歩進んだプルダウン活用術」

矢印キーとEnterで「キーボードだけ」で選択する裏ワザ

プルダウンはマウスでクリックしなくても、セルを選択した状態で 『Enterキー』 を押すとリストが開き、『矢印キー（上下）』 で選んで再度 Enter を押せば確定できます。これを知っていると、キーボードから手を離さずに爆速で入力できますよ！

手入力を「完全に禁止」するか「警告」にするかの切り替え

画面右側の編集画面の一番下にある『詳細設定』を開くと、リストにない文字が手入力されたときの挙動を、①警告を表示する、②入力を拒否する、の2つから選べます。完全にミスを防ぎたいときは『入力を拒否する』にチェックを入れましょう。

「条件付き書式」との連携でセル丸ごと色を変える

プルダウンの機能だけでも文字に背景色が付きますが、項目を選んだときに『行全体の背景色をグレーに変えて、終わったタスクを目立たなくしたい！』という場合は、別記事の『条件付き書式』を組み合わせることで実現できます。

まとめ

お疲れ様でした！スプレッドシートのプルダウン（ドロップダウン）リストは無事に作成できましたか？

ただ入力がラクになるだけでなく、カラフルに色分けされたシートを見るだけで、仕事のモチベーションや進捗の把握しやすさがガラリと変わったはずです。

最後に、プルダウンを使いこなすための「スマート運用のコツ」を振り返っておきましょう。

1. 「@」や「右クリック」からサクッと作るのが最速！
2. 「プロジェクトのステータス」などのプリセットを上手に頼る
3. 複数セルへ広げるときは、セルの右下を「ドラッグ（オートフィル）」するか、コピー＆ペーストを活用する

自由入力をなくして選択式にするというこの一工夫が、チーム全体の入力ミスをゼロにし、のちのちのデータ集計（ピボットテーブルなど）を劇的にスムーズにしてくれます。ぜひ今日からあなたのシートに導入して、スマートなデータ管理を実感してくださいね！

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

「スプレッドシートで作った資料、なんかイマイチ垢抜けないんだよな…」

あなたはそう感じたことはありませんか？

確かに、スプレッドシートの標準機能だけでも表やグラフを作成できますが、デザイン性となると、どうしても限界があります。

そこで今回ご紹介するのが、無料のデザインツール「Canva」です。

Canva を使えば、スプレッドシートのデータをプロ並みのクオリティに、しかも初心者でも簡単に仕上げることができます。

この記事では、Canva を使って表やグラフをおしゃれに、そして分かりやすくデザインする方法を徹底解説。

あなたの資料が、見る人を惹きつける、記憶に残るものに生まれ変わること間違いなし！

さあ、今すぐ読み進めて、デザインの魔法をかけましょう！

Canvaの魅力や基本的な使い方については、以下の記事で詳しくご紹介させて頂いておりますので、合わせてご参照ください。

• Canvaの使い方 初心者必見 テンプレートの探し方
• Canvaの使い方 テンプレートの編集方法
• テンプレートを活用した魅力的なプレゼン資料の作り方

おしゃれなグラフを作成する理由

グラフを作成する前に、「そもそもおしゃれなグラフを作成する意味があるのか？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

ここでは、その重要性について簡単に分かりやすく説明します。

視覚的な魅力

おしゃれなグラフは、見ただけで視聴者に強い印象を与え、関心を引きます。

情報が記憶に残りやすくなります。

また短時間で効率よく、情報を伝えることが出来ます。

情報の理解の促進

データを直感的に理解することが出来るようになります。

特に、色や形、レイアウトが整っていると一目で理解することが出来るようになります。

信頼性の向上

プレゼン資料やレポートの質を高め、視聴者にプロフェッショナルな印象を与え、信頼を得やすくなります。

ブランドイメージの向上

企業などのブランドカラーに合わせた表やグラフは、統一感を与え、イメージを強化することが出来ます。

アクセシビリティの向上

異なるバックグラウンドの方や、スキルレベルの違う方にもデータが理解されやすくなります。

スプレッドシートのデータを準備する

まずは利用するデータを準備します。

ここでは以前使用した一日の「年代別店舗来客数のデータ」を使用します。

参考までにスプレッドシートで作成したグラフは画像にあるような感じです。

スプレッドシートでのグラフの作成方法については以下の記事をご参照ください。

• Googleスプレッドシート 棒グラフ・折れ線グラフ・その他のグラフの作成方法

データをCSV形式でエクスポートする

作成した表のデータをパソコン内にダウンロードします。

「ファイル」から「ダウンロード」⇒「カンマ区切り形式（.csv）」をクリックします。

ファイルはパソコン内のダウンロードフォルダに収納されていますので、確認してください。

グラフの作成　基本編

Canvaでグラフを作成するには、複数の方法があります。

大きく分けると３つの作成方法があるのですが、今回は最も基本的な作成方法についてご紹介させて頂きます。

新しいデザインの作成

Canvaにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、事前に作成しておいてください。

アカウントの開設方法や基本的な操作の方法は、以下の記事をご参照ください。

• Canvaの使い方 初心者必見 テンプレートの探し方

ログインが完了したら、画面右上にある「デザインを作成」をクリックします。

デザインを選択します。

ここでは「プレゼンテーション」を選択します。

新しいウィンドウにデザイン画面が表示されました。

左側のオブジェクトパネル内にある「アプリ」をクリックします。

オブジェクトカテゴリ内にある「Canvaのその他のアプリ」から「グラフ」をクリックします。

グラフの追加

オブジェクトカテゴリ内に様々なグラフが表示されますので、利用したいグラフを選んでください。

ここでは、「棒グラフ」を選択します。

使用したい棒グラフをクリックすると、キャンバスにグラフが挿入されます。

グラフが挿入されたら、グラフエリアをクリックします。

データの入力画面が表示されますので、ここを編集してグラフを完成させていきます。

データの入力

表に直接数値を入力してもグラフを作成することは出来ますが、ここでは先ほどダウンロードしたデータを使用してグラフを作成します。

「データをアップロード」をクリックします。

アップロードしたデータをもとに、グラフが作成されました。

合計数もグラフに表示されてしまっているので、表が見づらくなっています。

もう少し見やすいグラフを作成するために、表から編集していきます。

赤い枠線の上にある「データ表を展開」をクリックします。

左側の枠線内にある「データセレクション」で、ラベルなど、グラフに表示させるものを調整することが出来ます。

ここでは、「合計」と「1日の平均来客数」を削除していきます。

削除したい列を選択すると列の上部にゴミ箱アイコンが表示されますので、クリックして列を削除します。

同様に「1日の平均来客数」の列も削除します。

また行の一番下にある「合計」も削除します。

グラフがスッキリして、とても見やすくなりました。

続いて、グラフのデザインを変更してみます。

グラフのデザインをカスタマイズする

グラフの色を変える

グラフの色を変更するには、赤い枠線の中のカラーをクリックして変更します。

個別に色を変更することが出来ますので、好みに応じて変更してください。

グラフの幅を変える

グラフの幅を変更するには、矢印の先にある「スペース」ボタンをクリックします。

デフォルトでは「10」になっていますので、必要に応じて調整してください。

グラフに丸みを与える

グラフに丸みを与えるには、「丸み」ボタンをクリックします。

少し分かりにくいですが、グラフの先が丸くなりました。

その他のカスタマイズ

その他のカスタマイズは、赤い枠線の中で行います。

必要に応じて変更してください。

変更できるものは以下になります。

• フォント
• フォントサイズ
• フォントカラー
• 太字
• イタリック
• アニメート
• 配置
• 透明度

デザインの編集

テキストの追加

デザインにテキストを追加するには、オブジェクトパネルにある「テキスト」をクリックします。

フィールド内にある「テキストボックスを追加」をクリックするとテキストボックスが挿入されますので、タイトルなどを挿入してください。

素材の追加

素材を追加するには、オブジェクトパネルにある「素材」をクリックしてフィールドより選択してください。

オリジナルの画像やデザインなどを使用する場合はオブジェクトパネル内にある「アップロード」より挿入してください。

背景に画像を挿入して、少しおしゃれなグラフにしてみました。

グラフのエクスポート

完成したデザインをエクスポートしてみましょう。

画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。

メニューが表示されますので、「ダウンロード」をクリックします。

ダウンロードするファイルの種類が「PDF（推奨）」となっています。

PDFファイルで問題のない方は、このまま「ダウンロード」ボタンをクリックしてください。

その他のファイル形式でダウンロードしたい方は、プルダウンメニューをクリックします。

その他のファイルの種類が表示されますので、必要に応じて選択してください。

パワーポイントで編集を続ける場合は、「PPTX」ファイルを、画像でダウンロードしたい場合は「JPG」や「PNG」を選択してください。

まとめ

いかがでしたか。

今回は基本的なグラフの作成方法についてご紹介させて頂きました。

グラフを作成する手順はそれほど難しくなかったと思います。

ご自身で使用する表やグラフはともかく、外部向けに使用するグラフは、今後益々、視覚的な魅力を求められるようになります。

魅力的なグラフは、情報の理解を促し、視聴者にプロフェッショナルな印象を与えることが出来ます。

ぜひ、スプレッドシートとCanvaを使いこなして、より高度なデザインを取り入れたグラフの作成に役立てていただければ幸いです。

なお、Canvaではグラフを作成する方法が他にも用意されています。

以下の記事で詳しくご紹介させて頂いておりますので、合わせてご参照ください。

Canvaで簡単！初心者でもプロ並みのグラフ作成術｜グラフメーカー＆テンプレート活用

「資料作りはいつも時間がかかる…」 「グラフのデザインがイマイチでいつも苦労する…」そんな悩みをお持ちのあなたに朗報です！Canvaのグラフメーカーとテンプレートを使えば、まるでプロが作ったようなグラフがあっという間に完成します。この記事で...

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2025.02.14

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。

人事評価、競合分析、地域分析… Google スプレッドシートのレーダーチャートで、データを丸裸にしよう！

「メンバーの強みや弱みを、数字の羅列ではなく直感的にひと目で伝えたい……」 「自社と競合他社のサービスバランスを、パッと見で比較できる資料を作りたい」

そんなときに大活躍するのが、Googleスプレッドシートの「レーダーチャート（スパイダーチャート）」です。

レーダーチャートを使えば、複数の項目（能力、価格、品質など）のバランスや、どこが突出していてどこが凹んでいるかを「クモの巣状」のグラフで美しく可視化できます。

「グラフを作るのって難しそう」「綺麗な形にならない」と思うかもしれませんが、コツさえ掴めば数クリックで完成します！この記事では、基本的な作り方から、プロっぽく見せるカスタマイズ、複数人のデータを重ねて比較する応用テクニックまで画面写真付きで丁寧に解説します。

レーダーチャートとは

すでにご存知の方も多いと思いますが、レーダーチャートは複数のデータを一つのグラフに表示するチャートの一つであり、試験結果や人物判定、地域検査の結果などによく使われます。五角形や六角形などのレーダーチャートが多く見受けられますが、10を超える多角形になることもあります。

「レーダーチャート」の呼び名で、ほとんどの方に意味は通じると思いますが、別名として、「スパイダーチャート」、「クモの巣グラフ」、「スターチャート」と呼ばれることもあります。

作り方

表の作成

まずは「レーダーチャート」を作成するための「表」を作成します。今回は「五角形」のレーダーチャートを作成してみましょう。例として、人事評価に関する簡単な表を作成してみました。

「情意評価」は主に4項目からなるので、「能力評価」を一つの項目としてまとめてしまいました。実際に人事評価のレーダーチャートを作成しようとすると、項目がかなり多岐に渡ると思います。

レーダーチャートの作成

先程作成した「表」を選択して、メニューバーから「挿入」⇒「グラフ」をクリックします。

グラフが表示されました。通常は「レーダーチャート」ではないグラフが表示されると思います。ここでは、「円グラフ」が表示されましたので、このグラフを「レーダーチャート」に変更していきます。

画面右側に表示されている「グラフエディタ」から「グラフの種類」をクリックします。「グラフエディタ」が表示されていない場合は、グラフをダブルクリックしてください。

様々なグラフの種類が表示されますので、一番下までスクロールします。少し分かりにくいですが、「レーダーチャート」の場所がありますので、ここをクリックします。

無事に「円グラフ」から「レーダーチャート」に変更されました。このままでも良いのですが、少し見にくいので、カスタマイズをして、より分かりやすいレーダーチャートを作成していきましょう。

レーダーチャートをカスタマイズ

グラフの種類

「グラフエディタ」の「カスタマイズ」をクリックします。項目が複数表示されますので、「グラフの種類」をクリックします。

「グラフの種類」の詳細が表示されました。必要に応じて、「背景色」や「フォント」などを変更することが出来ます。

ここで実行して頂きたいのが、「平滑線」に入っているチェックを外すことになります。デフォルトではここにチェックが入っていて、レーダーチャートのラインが滑らかな線になっていますので、チェックを外して直線に変更します。

平滑線が直線に変更されました。

グラフと軸のタイトル

「グラフと軸のタイトル」をクリックすると、タイトルテキストやフォントなどを編集することが出来ます。

ここではグラフのタイトルを「人事評価」に変更して、書式を「Bold」に、「テキスト色」を赤に変更してみました。また「縦軸」のテキストは「なし」にしました。

系列

「系列」をクリックすると、線の色や種類を変更することが出来ます。

ここでは線の太さを「８px」に変更してみました。以前よりもはっきりと分かるようになりました。

凡例

「凡例」をクリックして、線が何を表しているのか表示させることが出来ます。「位置」をクリックすると、凡例をどこに表示するか選択することが出来ます。ここでは「位置」を「下」にして、名前をグラフの下に表示させてみました。

縦軸

「縦軸」をクリックして、「最大値」と「最小値」を指定することが出来ます。

ここでは、元の表の最大値が「5」なので、縦軸の最大値を「5」に指定します。

グリッドラインと目盛

「グリッドラインと目盛」では、タイトル通り、グリッドラインと目盛を調整することが出来ます。目盛の数を増やしたり、グリッド線を非表示にすることも出来ます。必要に応じて調整してください。

系列を追加する

レーダーチャートに、新しい人の評価を追加してみましょう。まず「表」に新しい人と評価を追加します。ここでは「佐藤花子」を追加してみました。

次に、「グラフエディタ」の「設定」をクリックします。「系列」の場所に、「系列を追加」とありますので、ここをクリックしてください。

すでにチャートに表示されている「佐藤二郎」が表示されていますが、「佐藤花子」は表示されていません。そこで「表」のアイコンをクリックすると、データ範囲を選択することが出来ます。

「データ範囲の選択」という画面が表示されますので、追加したい系列の範囲を選択します。ここでは、「C2:C7」を選択して「OK」をクリックします。

チャートに「佐藤花子」が追加されました。「系列」にも「佐藤花子」が追加されています。後は「カスタマイズ」を使用して線の幅などを調整してください。

無事「レーダーチャート」が完成しました。

マスターが教える「レーダーチャートを壊さないためのプロの技」

項目数は「5〜8個」がベストバランス

レーダーチャートの項目（多角形）は、少なすぎると三角形や四角形になって形が掴みにくく、逆に10個を超えると細かすぎてクモの巣が複雑になり見づらくなります。実務では5〜8項目程度にまとめるのが一番綺麗に見える黄金比です。

データに『空欄』がある時の対処法

もし評価の中に『未評価（空欄）』の項目があると、グラフの線が途切れてしまうか、0点扱いになって中央にへこんでしまいます。不正確なグラフになるのを防ぐため、未評価の場合は平均値を入れるか、その項目自体を一時的に除外しましょう。

印刷・資料添付は「画像としてダウンロード」

作成したグラフは、右上にある3つの点ボタンから『画像（PNG）としてダウンロード』が可能です。Excelの資料やPowerPoint、社内チャット（SlackやTeams）にペーストして共有する際にとても重宝します。

項目の並び順を気にかける

レーダーチャートは、項目の並び順によってグラフの形（印象）が大きく変わります。
『技術力』『知識』などのハードスキルと、『コミュニケーション』『協調性』などのソフトスキルを左右に分けて配置するように表を並べ替えると、その人が『どの分野に偏ったバランスなのか』がさらに見やすくなります。

まとめ

お疲れ様でした！綺麗でバランスの分かりやすいレーダーチャートは完成しましたか？

数字ばかりが並んだ退屈な表も、レーダーチャートにするだけで「この人はここが強いけれど、ここが課題なんだな」「この2人はお互いの弱みを補い合えるコンビだな」といった、言葉以上に説得力のある分析が一瞬でできるようになります。

最後に、プロっぽいチャートを作るための「3つの鉄則」をおさらいしておきましょう。

1. 「平滑線」のチェックを外して、ビシッと直線にする（見やすさUP）
2. 縦軸の「最大値」を評価基準に合わせて必ず固定する（誤解を防ぐ）
3. 複数人を比較するときは、線の太さや色を変えて見分ける（凡例の活用）

社内プレゼンや人事面談、資料作成のクオリティがガラリと変わるグラフですので、ぜひ今回の手順を参考に、様々なデータを丸裸にしてみてくださいね！

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

「スプレッドシートで新しい表を作りたいけれど、枠線を引いて、色を整えて、数式を組んで……とやっているうちに、気づけば1時間経っていた」

そんな経験はありませんか？

実は、Googleスプレッドシートには、プロがデザインした美しい表やグラフ付きの「テンプレート」が最初からたくさん用意されています。さらに、Microsoftが公式に無料配布しているExcelのおしゃれなテンプレートをスプレッドシートに取り込んで使う裏ワザも！

この記事では、仕事でもプライベートでも今すぐ使えるおすすめの神テンプレートと、エラーを出さずにインポートして使いこなすコツを徹底解説します。

テンプレートギャラリーの表示方法

まずはスプレッドシートのトップページにアクセスします。画面右上に「テンプレート ギャラリー」と書かれた部分がありますので、こちらをクリックします。

カテゴリーごとに別れた、16個のテンプレートが表示されました。この中から目的に最も近いと思われるテンプレートをクリックして、シートを作成していきます。

パーソナル テンプレート

ToDo

「ToDo」はとてもシンプルなリストになっています。「日付」と「タスク」を記入しておき、実際に「タスク」が行われたら、「チェックボックス」にチェックを入れます。

チェックを入れたタスクには取り消し線が引かれますので、予定したタスクを行ったかどうかが人目で分かるようになっています。

なお、「チェックボックス」、「日付」、「タスク」にはフィルターがついていますので、簡単に並べ替えることも可能です。

年間予算

「年間予算」はとても便利なテンプレートです。まずは「設定」タブで開始残高を入力します。

次に「支出」タブをクリックします。「子ども」や「負債」、「娯楽」、「生活費」などの項目があるので予定される出費を計上しましょう。項目ごとの合計と最後にカテゴリごとの合計を見ることが出来ます。

続いて「収入」タブをクリックします。給料を始め、ボーナスや配当金など見込まれる収入を計上します。

最後に「概要」タブをクリックします。「支出」と「収入」で計上したデータを元に、グラフが作成されます。また画面をスクロールするとタブや項目ごとの合計を見ることが出来ますので、状況に合わせて予算を調整してください。

月間予算

「月間予算」では、一月の予算と実際の出費とを比較することが出来ます。最初に右上にある「開始残高」に金額を入力します。

次に「支出」と「収入」欄にある「予定」の部分に予算を入力します。

「取引」タブをクリックして、「支出」と「収入」それぞれ、実際にかかった費用を入力します。カテゴリはプルダウンメニューで選択してください。

入力が完了したら、「概要」タブをクリックします。最初のページが表示され、「取引」タブで入力した内容が反映されていることを確認することが出来ます。

Google Finance 投資トラッカー

「Google Finance 投資トラッカー」は、株価を表示するテンプレートです。左上にあるセルB4 にシンボルを入力すると株価が自動で表示されます。なお「日本株」には対応していませんのでご注意ください。

スケジュール

「スケジュール」はシンプルな予定表です。セルC2に日付を入力すると3行目、4行目に自動で日付が入力されます。

旅行プランナー

「旅行プランナー」を利用すると、旅行のスケジュールを作成することが出来ます。大変見やすく便利なテンプレートですが、日付はすべて直接入力する必要があります。

結婚式準備表

「結婚式準備表」では、セクションに記載されている項目がタブごとに入力出来るようになっています。

長所と短所

「長所と短所」は、主要都市の長所と短所を分けて記述出来るようになっています。旅先以外のものでも、長所と短所に分けて記述することが出来ます。

仕事

年間事業予算

「年間事業予算」の使い方は、パーソナルテンプレートの「年間予算」と使い方は一緒になります。タブから「収入」と「支出」を選択してそれぞれ予算を入力します。最後に概要タブで予算の詳細を確認することが出来ます。

従業員シフトスケジュール

「従業員シフトスケジュール」は、シフトと給与を同時に計算してくれる便利なテンプレートです。最初に「シフトの詳細」に、勤務時間、時間帯、時給を入力します。

次に「第1週シフト」タブをクリックします。曜日ごとのスケジュールが表示されますので、「A, B, C」のアルファベットを勤務時間に合わせて入力してください。

再び「概要」タブをクリックすると、「従業員の給料の概要」欄に自動で計算された勤務時間と月給が表示されています。

顧客関係管理ツール

「顧客関係管理ツール」では、連絡先の管理や案件の管理などを自動で行うことが出来ます。使い方はページ内に記載されていますが、最初に「設定」タブをクリックして必要なカテゴリの設定を行います。その後必要に応じて、「連絡先」「会社」「案件」タブに情報を入力して、ダッシュボードで状況を確認します。

プロジェクト管理

ガントチャート

「ガントチャート」はタイムラインを視覚的に表すことの出来るチャートです。必要に応じてタスクを入力してください。

プロジェクトのタイムライン

「プロジェクトのタイムライン」のテンプレートは、「ガントチャート」の変形版です。プロジェクトをステージごとに分割して表示していますので、「ガントチャート」よりも使いやすいかもしれません。

プロジェクトのトラッキング

「プロジェクトのトラッキング」では、プロジェクトの「ステータス」と「優先度」をプルダウンメニューから変更することが出来ます。

イベントマーケティングのタイムライン

「イベントマーケティングのタイムライン」では、キャンペーンｗカテゴリーごとに分類して、週単位のスケジュールを作成することが出来ます。

教育

課題管理表

「課題管理表」は、「科目」をプルダウンメニューから選択して、「課題」を挿入します。「ステータス」で課題の進捗状況を選択し、開始日や期限を追加することが出来ます。「科目」は「科目タブ」をクリックして追加することが出来ます。

エクセルの無料テンプレートを使用する方法

テンプレートを検索する

今回ご紹介したテンプレートの中で気に入ったものがない場合は、エクセルの無料テンプレートで探してみることをお勧めします。スプレッドシートはエクセルファイルを読み込むことが出来ますので、簡単に利用することが出来ます。

Officeテンプレート検索

まずは「Officeテンプレート検索」ページにアクセスします。キーワードから検索することも出来ますが、ここではエクセルファイルに絞って検索してみましょう。「アプリケーションを選ぶ」で「Excel」をクリックします。

探しているテンプレートの「テーマ」や「イベント」が決まっている方はチェックを入れてください。特に決まっていない場合は、「この条件で検索」をクリックします。

エクセルのテンプレートが表示されました。この中から気になるテンプレートをクリックしてください。ここでは例として、「パソコン・備品管理表」をクリックしてみます。

テンプレートをダウンロード

「Excelテンプレートのダウンロード」をクリックします。パソコンのダウンロードフォルダにファイルがダウンロードされたのを確認してください。

テンプレートをアップロード

スプレッドシートの新規ページから、「ファイル」→「インポート」をクリックします。

「アップロード」から「参照」をクリックします。ファイルの選択画面が表示されますので、先程ダウンロードしたファイルを選択します。またはこの画面にファイルをドラッグ・アンド・ドロップしてください。

「データをインポート」をクリックします。

テンプレートが表示されました。通常は、最初のタブにテンプレートの使い方が表示されていますので、そちらを参考にして、タブで実際の操作を行ってください。

Microsoft365のおしゃれなデザインテンプレート

テンプレートを検索する

先ほどエクセルのテンプレートを使用する方法をご紹介させて頂きましたが、ベーシックなテンプレートが多かったと思います。もう少しおしゃれなデザイン性のあるテンプレートを使用したい場合には、「Microsoft365」から探すことも可能です。

Microsoft365 エクセルテンプレート

画面を下にスクロールするか、キーワードを入力して虫眼鏡アイコンをクリックしてください。

画面下には様々なテンプレートが表示されています。先ほどのテンプレートとは違って、カラフルでポップなテンプレートが用意されています。気になるテンプレートがあれば、クリックして先ほどと同じようにスプレッドシートにアップロードしてください。

「検索結果」からテンプレートを探すことも出来ます。すべてのテンプレートを見るには、キーワードを入れずに「虫眼鏡アイコン」をクリックしてください。画像のようにすべてのテンプレートが表示されますので、スクロールして気になるテンプレートを探してください。

ここでは例としてカレンダーのテンプレートを選択してみます。

テンプレートをダウンロード

選択したテンプレートが表示されますので、「ダウンロード」ボタンをクリックします。

パソコンのダウンロードフォルダに、ファイルが保存されていますので、こちらをスプレッドシートにアップロードしてください。

テンプレートの編集

テンプレートがスプレッドシートにアップロードされました。「年」と「月」を変更すると日にちが自動で変更されます。「曜日」に関しては「aaaa」と表示されてしまっていますので、修正が必要です。

日付を「2024年1月」と入力すると、カレンダーの日付も正しい日にちに変更されます。曜日は、「日曜日」だけ正しく表示されていましたので、セルの右下が「十字」になったら「土曜日」の場所までドラッグしてください。あとはセルのカラーや画像を入れ替えれば、おしゃれなカレンダーが完成します。

まとめ

お疲れ様でした！お気に入りのテンプレートは見つかったでしょうか？

スプレッドシートやExcelの公式テンプレートを上手に頼ることは、「手抜き」ではなく、「最も賢い時短テクニック」です。

最後に、テンプレートを使いこなすためのステップをおさらいしましょう。

1. まずはスプレッドシート標準の「テンプレートギャラリー」で探す
2. もっとおしゃれなデザインが欲しい時は「Microsoft365」のExcel版をインポートする
3. インポート後に曜日などの表示が崩れたら、表示形式を少しだけ微調整する

自分で関数やデザインを一から考えると何時間もかかるシートが、テンプレートなら数クリックで手に入ります。浮いた時間をクリエイティブな分析や、ゆっくりコーヒーを飲む時間に充てて、日々の作業をどんどん効率化していきましょう！

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

なお、今回の記事では割愛させて頂きましたが、スプレッドシートの「拡張機能」にある「アドオン」をからもテンプレートを探すことが出来ます。今回ご紹介させて頂いた中で、お探しのテンプレートが見つからない場合は、こちらの方法も試してみてください。

「大量のデータ一覧から、特定の商品の『価格』や『商品番号』を自動で引っ張ってきたい……」

そんなときに思い浮かぶのが「VLOOKUP関数」ですが、「引き出したいデータが検索キーより左側にあるからエラーになる」「横に長い表だと使えない」と、途方に暮れた経験はありませんか？

Googleスプレッドシートには、データの並び方（縦・横）や位置関係に合わせて使い分けるべき3つの検索関数（VLOOKUP、HLOOKUP、XLOOKUP）があります。この記事では、それぞれの基本的な使い方から、「結局どれをいつ使えばいいの？」という用途別の使い分けまで、実例を交えてスッキリ解説します！

HLOOKUP関数

基本的な使い方

水平方向の検索です。範囲の 1 行目で指定したキーを検索し、同じ列内にある指定したセルの値を返します。

出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ HLOOKUP

以前ご紹介した「VLOOKUP関数」と同様に、「データから指定した値を検索する」関数になります。

VLOOKUP関数との違い

では「VLOOKUP関数」との違いは何でしょうか。機能的にはほぼ同じ関数なのですが、検索する方向が違います。

• VLOOKUP関数は縦方向の検索
• HLOOKUP関数は横方向の検索

参照するデータが縦方向なのか、横方向なのかで使い分けます。

実際の使い方

まずは「VLOOKUP関数」の使い方について振り返ってみましょう。D２のセルに「=VLOOKUP(C2,$D$23:$E$27,2,0)」と入力しています。

②のC列に商品名を入力すると自動的に③の表から商品価格を①に入力します。この時、商品価格の検索は「垂直方向」に行われます。

次に「HLOOKUP関数」についてみてみましょう。D30のセルに、「=HLOOKUP(C30,$C$51:$G$52,2,0)」と入力しています。

②のC列に商品名を入力すると自動的に③の表から商品価格を①に入力します。言葉の説明としては、先程の「VLOOKUP関数」と同じですが、③の表での検索の仕方が違います。

「VLOOKUP関数」は垂直方向に商品価格を検索しましたが、「HLOOKUP関数」は「水平方向」に商品価格を検索しています。

XLOOKUP関数

基本的な使い方

検索範囲を検索して見つかった一致の位置に基づき、結果範囲内の値を返します。一致するものが見つからない場合は、最も近い値が返されます。

出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ XLOOKUP

上記の説明では何が出来るのかよく分からないかもしれませんが、簡単に言うと、「VLOOKUP関数」と「HLOOKUP関数」の代わりに使用することが出来る関数になります。

VLOOKUP関数の代わりに使う

先程の「VLOOKUP関数」を使った表を「XLOOKUP関数」で書き換えてみましょう。

当然、結果は同じで、②のC列に商品名を入力すると自動的に③の表から商品価格を①に入力します。違いは、③の選択範囲です。

「VLOOKUP関数」では、表の中の「何列目（番号）」を使うか指定する必要がありました。

「XLOOKUP関数」では、「検索範囲」、「結果範囲」をそれぞれ個別に指定します。

HLOOKUP関数の代わりに使う

「HLOOKUP関数」の代わりに使う場合もみてみましょう。

こちらも結果は同じになります。「HLOOKUP関数」の代わりに使用しますので、③で水平方向の範囲を選択しています。「商品」が検索範囲になり、「価格」が結果範囲になります。

実用的な使い方

今まで「XLOOKUP関数」を「VLOOKUP関数」、「HLOOKUP関数」の代わりに使用する使い方をみてきました。しかし、「VLOOKUP関数」、「HLOOKUP関数」で出来ることをわざわざ「XLOOKUP関数」を使って計算する意味はありません。では、どのような場合に、「XLOOKUP関数」を使用するべきでしょうか。

実は、「VLOOKUP関数」、「HLOOKUP関数」共に、「検索キー」にある制限がかけられています。

• VLOOKUP関数：検索キーは、データ範囲の一番左の列であること
• HLOOKUP関数：検索キーは一番上にあり、その下のデータを返すこと

このような制限がかけられているために、使用するデータによっては「VLOOKUP関数」、「HLOOKUP関数」を使用することが出来ない場合があります。実際の例で確認してみましょう。

①にあるセルD2に、②の「商品名（検索キー）」から自動で③の「商品番号」を入力したい場合を考えてみましょう。下の表を見てみると、「商品番号」は検索キーの左側にあるために、「VLOOKUP関数」を使用することが出来ません。

このような場合に「XLOOKUP関数」であれば、「検索範囲」と「結果範囲」を個別に指定することが出来るため、問題なく商品番号を自動で入力することが出来るようになります。

計算式は以下になります。

=XLOOKUP(C2,$D$23:$D$27,$C$23:$C$27)

では④に、検索キーから自動で⑤の商品価格を入力したい場合はどうでしょうか。表を見ると商品価格は検索キーの右側にあることが分かります。

このような場合は、「XLOOKUP関数」を使うまでもなく、「VLOOKUP関数」を使用することで自動的に商品価格を入力することが出来ます。計算式は以下になります。

=VLOOKUP(C2,$D$23:$E$27,2,0)

「XLOOKUP関数」と「VLOOKUP関数」を使用することにより、正しい表を作成することが出来ました。

「HLOOKUP関数」の場合も確認しておきましょう。

セルD31に、商品名から自動で商品番号を入力する時は、商品番号が検索キーより上にあるので、「XLOOKUP関数」を使用します。数式は以下になります。

=XLOOKUP(C31,$C$53:$G$53,$C$52:$G$52)

セルE31に、商品名から自動で商品価格を入力する時は、商品価格が検索キーより下にあるので、「HLOOKUP関数」を使用します。数式は以下になります。

=HLOOKUP(C31,$C$53:$G$54,2,0)

絶対参照とIFERROR関数

すでにご存じの方も多いと思いますが、今回ご紹介したような表を作成する時は、「IFERROR関数」と「絶対参照」を記述するのを忘れないようにしましょう。

絶対参照

セルD31に「XLOOKUP関数」を普通に記述すると以下になります。

=XLOOKUP(C31,C53:G53,C52:G52)

D31には正しい計算結果、「102」が返されますが、D31を下の行に貼り付けると「#N/A」とエラーが表示されてしまいます。これは参照するデータの位置も変わってしまうために、「データが見つからない」ということで表示されるエラーになります。

なおGoogleスプレッドシートでは「絶対参照」を記述しなくても、下の行に数式をコピーしようとすると、正しいと思われる数式が候補として表示されます。このような候補が表示された場合は、矢印の先にあるチェックアイコンをクリックしてください。

先程の数式が訂正され、絶対参照を含んだ正しい数式が表示されるようになりました。

=XLOOKUP(C31,$C$53:$G$53,$C$52:$G$52)

またD32以降のセルにも絶対参照を含んだ数式がペーストされ、商品番号が正しく入力されています。

IFERROR関数

先程の表では、「商品名」がすべてのセルに記載されていましたが、実際に利用する時は、日々商品を入力していくと思います。その際は当然空白のセルが存在することになるのですが、XLOOKUP関数では検索キーが見つからないため「#N/A」エラーが表示されてしまいます。

このままでも、商品名を入力すれば、エラーは消えて商品番号や金額が表示されるのですが、見た目的にも良くありませんし、表が分かりにくいものになってしまいます。そこで、商品名が未入力でもエラーを表示させないようにする関数が「IFERROR関数」になります。

使い方はとても簡単で、「XLOOKUP関数」の数式を「IFERROR関数」で囲むだけになります。

=IFERROR(XLOOKUP(C31,$C$53:$G$53,$C$52:$G$52))

あとはこの数式を表の最後まで貼り付ければ、先程まで表示されていた「#N/A」エラーは表示されなくなります。

ここでは単純にエラーが表示されないように「IFERROR関数」を使用しましたが、入力が未入力の場合に特定の数字やメッセージを挿入することも可能です。詳しくは以下の記事でご説明させて頂いていますので、合わせてご参照ください。

【決定版】スプレッドシートのIF・IFS・IFERROR関数をマスター！条件分岐とエラー回避の全手順

「もしこの数字が◯◯以上だったら、自動で『合格』と表示させたい」「エラーの記号が出て表が見映え悪い……」そんな悩みはありませんか？Googleスプレッドシートの「論理関数」をマスターすれば、こうした面倒な作業はすべてシートが自動でやってくれ...

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2026.07.12

XLOOKUPの「エラー回避」内蔵機能

先ほど、XLOOKUP関数の「#N/A」エラー回避策として、IFERROR関数を使う方法をご紹介しました。しかし実はXLOOKUP関数には「第4引数」があり、こちらに空欄を指定するとエラー表示を回避することが出来ます。

数式は以下になります。

=XLOOKUP(C2,$D$23:$D$27,$C$23:$C$27,””)

第4引数に「“”」を追加するだけです。一見単純な作業ですが、この機能があることで、数式のミスを回避することが出来るのです。つまり、XLOOKUP関数はVLOOKUPの弱点を克服しただけじゃなく、数式自体もシンプルにできる非常に優れた関数だということになるのです。

マスターが教える「検索関数を壊さないためのプロの技」

VLOOKUPの「列番号」自動化ワザ

VLOOKUPで『2列目』と数字で直接指定すると、後から間に列を挿入したときにズレてエラーになります。これを防ぐためにXLOOKUPを使うか、あるいはVLOOKUPの中で COLUMN 関数を組み合わせて使うようにするとさらにスマートです。

データ型（数値と文字列）の不一致に注意

商品番号『101』を検索するとき、片方が『数値の101』、もう片方が『文字としての101』だと、関数はデータを見つけられずに #N/A を返します。見た目が同じなのにエラーが出る時は、表示形式が統一されているか確認しましょう。

まとめ

お疲れ様でした！3つの検索関数について、それぞれの特徴と強みが整理できたでしょうか？

最後に、実務で迷わないための「用途別の使い分けチェックシート」を用意しました。

従来のVLOOKUPだけでは「データの並び順を変えなきゃいけない…」と諦めていた作業も、XLOOKUPという新しい武器を手に入れたあなたなら、元のデータを傷つけることなく、一瞬でスマートに解決できるはずです。

ぜひご自身のシートのデータの形に合わせて、最適な魔法の呪文を唱えてみてくださいね！

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

前回の記事では、Googleスプレッドシートで作成した住所録を、エーワンが提供するソフト「ラベル屋さん」を使用してラベル印刷する方法についてご紹介させて頂きました。

Google スプレッドシートの住所録を無料でラベルに印刷する方法 ラベル屋さん編

今回は他のソフトを利用することなく、Googleスプレッドシートでラベル印刷まで行う方法についてご紹介させて頂きます。

手順としては、スプレッドシート内にある「アドオン」機能を使ってラベル印刷を行っていきます。

「アドオン」を簡単に解説すると、名前の通り「付け足す」という意味であり、耳慣れた言葉で言えば、「拡張機能」のことを言います。

本記事では詳しい解説は割愛させて頂きますので、ご興味ある方は色々と調べてみてください。

それでは早速ご紹介させて頂きます。

Foxy Labels のインストール

スプレッドシートで作成した住所録を開きます。

メニューバーから「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」をクリックします。

「Google Workspace Marketplace」という画面が表示されますので、「Foxy Labels」と入力します。

検索結果に、「Foxy Labels」が表示されますので、こちらをクリックします。

「Foxy Labels」のページが表示されたら、画面右上にある「インストール」をクリックします。

インストールの準備画面が表示されますので、「続行」をクリックします。

Googleアカウントが表示されますので、アカウントをクリックします。

アカウントへのアクセスのリクエスト画面が表示されますので、画面を下にスクロールします。

画面の一番下にある「許可」をクリックします。

インストールの完了画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。

追加の設定を行うように書かれていて、「追加設定を今すぐ完了」という場所がリンクされていますが、こちらはクリックする必要はありません。

「Foxy Labels」の公式サイトにリンクされているだけなので、ご興味のある方はアクセスしてみてください。

最後に画面右下の「完了」をクリックすれば、インストールの手順は完了です。

テンプレートの選択

メニューバーの「拡張機能」から、「Foxy Labels」→「Create labels」をクリックします。

「Foxy Labels」ウィンドウが開きますので、順番に設定を行います。

まずは①から「テンプレート」を選択します。

「Avery Shipping Labels」と書かれている部分をクリックします。

最初に数字が並んでいますが、これは「テンプレート番号」になります。

「Avery ~」という部分には、「テンプレート名」が記載されています。

右側の枠線の中には、テンプレートの詳細が表示されています。

画面に何が表示されているのかを説明させて頂きましたが、この説明だけでは殆どの方が理解出来ないと思います。

テンプレートの選択をするには、記載されているテンプレートが何なのかを理解する必要があります。

テンプレートの種類

「Foxy Labels」で選択出来るテンプレートの種類には、大きく分けて3つの種類があります。

1. Avery テンプレート
2. Envelopes テンプレート
3. Herma テンプレート

それぞれ詳しい解説を見ていきましょう。

Avery テンプレート

Avery とは

「Avery」とは企業名（ブランド名）のことであり、印刷製品を提供しているアメリカの有名な会社です。

（日本でも活動していますが、主に業務用の印刷製品を販売しているようです。）

このAveryが自社商品向けに提供しているのが、「Avery テンプレート」で、適切なテンプレートを選択すれば、簡単にラベルを作成することが出来ます。

ただ「Foxy Labels」のテンプレート選択では、「テンプレート番号」と「テンプレート名」だけではどんなテンプレートかイメージが沸かないという問題があります。

画面の右側にはテンプレートの詳細が表示されていますが、サイズがインチ表示なので、普段からインチに慣れていない方には理解するのが難しいと思います。

そこで、お勧めなのが「Avery」の公式サイトを利用してテンプレートを見つけると、お探しのラベルサイズに簡単にたどり着くことが出来ます。

Avery テンプレートの探し方

Averyテンプレート公式サイト

Averyテンプレートの公式サイトにアクセスします。

検索ボックスにテンプレート番号か商品名を入力すれば、テンプレートが表示されますが、テンプレート番号はかなりの数がありますので、一つ一つ確認していくのは現実的ではありません。

画面を下にスクロールすると、イラスト付きでカテゴリーごとに分類されているので、ここからご自身の目的に合わせてテンプレートを探すのが効率的で良いと思います。

ここでは一番最初にある「Address＆Shipping Labels」を選択してみます。

このように「Address＆Shipping」に適したテンプレートが多数表示されますので、お好みのテンプレートを見つけてください。

例えば真ん中のテンプレートを利用する場合は、矢印の先にテンプレート番号が「5163」と表示されています。

この番号をスプレッドシートのテンプレートの検索ボックスに挿入すると該当するテンプレートを選択することが出来ます。

実際に見てみましょう。

検索ボックスに、「5163」と入力すると候補が2つに絞り込まれました。

通常は一つに絞り込まれることが多いですが、テンプレートによってはこのように複数の候補が表示される場合があります。

ここでは、下の「Avery Shipping Labels」を選択します。

画面右側の詳細情報にも、「Labels per sheet : 10」と表示されていますので、公式サイトで選んだテンプレートと同じものであることがわかると思います。

Averyテンプレートを利用される場合はこのような手順で好みのテンプレートを検索してください。

Envelopes テンプレート

「Envelopes テンプレート」はご覧頂いているとおり、一般的な用紙サイズになります。

但し一般的と言っても、USサイズになりますので、普段使用しているサイズと若干の違いがある場合があります。

実際のサイズとよく比較して選択してください。

なお、「mm」表示のサイズは分かりやすいと思いますが、インチ表示は分かりにくいと思いますので、インチサイズを選択する場合は、以下のサイズ表をご参考にしてください。

若干の誤差があります。
正確な数値を計算したい場合は、インチに25.4を掛けてください。

Herma テンプレート

Herma とは

「Herma」とは、ドイツのラベルメーカーです。

日本では防水のアルファベットのステッカーなどが、文房具店やネットショップなどで販売されています。

Herma テンプレートの探し方

Herma Templates & software

Herma公式サイトの「Templates & software」のページにアクセスします。

画面右側にある「Templates for other programs」をクリックします。

テンプレート検索画面が表示されますので、赤い枠線の中のプルダウンメニューを使ってテンプレートを絞り込みます。

まずは、「Sheet format」をクリックします。

用紙サイズが表示されますので、ご利用予定のサイズを選択してください。

ここでは「A4」サイズを選択します。

最後に「Apply and close」をクリックします。

続いて「Format」をクリックします。

ラベルのサイズが表示されますので、好みのサイズを選択してください。

「105ｘ～」というのが、A4サイズであれば横2列のラベルになります。

あとは好みの高さを選択してください。

ここでは「105ｘ57mm」を選択します。

最後に「Apply and close」をクリックします。

検索結果が表示されました。

枠線の部分に番号が表示されていますので、この番号を「Foxy Labels」の検索ボックスに入力します。

表示されたテンプレートを選択して、最後に「Apply template」をクリックすれば完了です。

なおHermaで検索した番号が表示されない場合もありますので、その時は違うテンプレートを探して入力するようにしてください。

テンプレートの編集

選択したテンプレートを編集していきます。

例として、「Avery 5163」のテンプレートを使って編集していきます。

最初に画面右上にある「Merge Fields」の「Select a field」をクリックします。

住所録にある「項目」が表示されますので、表示させたい項目を選択していきます。

表示させたい項目を選択するとこのように表示されると思います。

しかしこのままだとすべての項目が1行に表示されてしまいますので、表示するレイアウトに合わせて改行させてください。

とりあえず改行だけさせてみました。

このまま「Create labels」をクリックしても良いのですが、もう少しこの画面で編集しておきます。

赤い枠線の中のツールを使って、文字サイズや配置を編集します。

｛郵便番号｝の前に「〒」を追加してみました。

最後に「Create labels」をクリックします。

「Your labels are ready」と表示されました。

作成したラベルの編集画面が表示されますので、1番の「Open the dosument」か画面下にある「Open」をクリックします。

住所録がラベルのレイアウトとして表示されました。

テキストサイズやフォント、配置、用紙サイズなどの調整を行ってください。

印刷

編集が完了したら、最後に「印刷」ボタンをクリックしてください。

プレビュー画面で最終確認をした後、試し印刷を行ってイメージ通りの印刷が出来ているか確認してください。

もしイメージ通りの印刷が出来ていない場合は、ドキュメントで編集をして調整するか、違うテンプレートを利用して作成してみてください。

まとめ

今回は「Foxy Labels」を使った住所録のラベル印刷についてご紹介させて頂きました。

操作の手順自体は、それほど難しくはなかったかと思います。

ただ、なかなかご自身の探しているレイアウトに辿り着かない場合もありますので、根気強くテンプレートを探してみてください。

ラベル印刷が出来る「アドオン」は他にも多数あります。

もし、「Foxy Labels」の使い勝手がご自身に合わない場合は色々な「アドオン」を検索して試してみてください。

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。